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Come progettare e costruire una scheda di valutazione del personale

Come progettare e costruire una scheda di valutazione del personale H1 Hrms EBC Consulting

La valutazione applicata alle persone in ambito lavorativo viene chiamata Valutazione del Personale e negli ultimi decenni ha finalmente visto una larga ed intesa applicazione nelle aziende, spinta da esigenze di Marketing – di Qualità – di Audit clienti/fornitori – di Certificazioni economiche e finanziarie – di Rilevazione e valorizzazione degli asset aziendali.

 Portale HR per gestire la Valutazione del personale

Sempre più spesso la Direzione Centrale, il CDA, la Proprietà delle imprese e delle organizzazioni avanzano alla Direzione Risorse Umane l’esigenza di avere un quadro complessivo del personale, delle graduatorie, dei parametri il più possibile oggettivi di valutazione.

Valutare quindi gli aspetti professionali del personale rappresenta una delle più ampie difficoltà che lo staff HR deve risolvere, negli ultimi anni anche all’interno delle medie e piccole aziende.

Essendo l’attività di Valutazione del Personale molto vicina agli aspetti anche privati, diventa indispensabile attivarsi con formazione tecnica ed etica sui valutatori che dovranno essere il più corretti ed equi possibile.

 

GLI OBIETTIVI PRINCIPALI DELLA VALUTAZIONE DEL PERSONALE

Gli obiettivi principali delle attività di valutazione del personale sono:

  • Gestione completa delle Risorse Umane: maggiore conoscenza delle persone coinvolte, maggiore oggettività nelle scelte sugli avanzamenti di carriera, incentivazione e trattenimento.
  • Sviluppo delle Risorse Umane: individuazione dei motivi di una buona performance per un loro studio ed attivazione su altri soggetti, grazie ad esempio alla formazione e agli affiancamenti.

Nelle aziende ed organizzazioni di maggior successo, viene generalmente creato un clima organizzativo interno motivato ed integrato; in questi contesti la valutazione delle persone e delle posizioni è stabilmente parte del ruolo del responsabile che, con frequenze solitamente semestrali o annuali, dedica parte del suo tempo alla misura della efficienza della propria parte di struttura organizzativa, supportato della Direzione del Personale che deve avere progettato ed avviato tutte le linee guida dei processi valutativi.

I sistemi software HRMS (Human Resources Management System) vengono impiegati per:

  1. Individuare i parametri da valutare e definire i KPI coinvolti;
  2. Visualizzare tutti i dati del personale, grazie alla business intelligence HR;
  3. Progettare il modello di valutazione del personale;
  4. Ospitare modelli e sistemi di valutazione del personale;
  5. Somministrare gli strumenti per la valutazione, come questionari e test;
  6. Raccogliere tutti i risultati della valutazione, tenerne storici e valori, visualizzare i dati in modalità grafica e governare le procedure di valutazione.

 

ASPETTI ETICI DELLA VALUTAZIONE DEL PERSONALE

L’aspetto etico della valutazione del personale deve essere ben affrontato prima di avviare qualsiasi modello e processo, essendo concorrente al miglioramento o stabilizzazione delle condizioni del valutato. Non dovranno intervenire aspetti personali nè tutto quanto esce dalla soggettività indispensabile ad un buon esito “corretto”.

La valutazione di un soggetto in relazione al suo posto di lavoro è un DIRITTO che il soggetto possiede, l’organizzazione deve adoperarsi per un esercizio positivo di tale diritto.

Nella valutazione si deve tenere presente che la base su cui è fondata è lo scambio tra struttura e lavoratore, quindi un interesse a collaborare assieme per il miglioramento reciproco.

La valutazione si basa su un modello composto da giudizi che devono a monte essere ben progettati tenendo presenti gli obiettivi macro e micro dell’organizzazione.

 

I PRINCIPALI AMBITI DELLA VALUTAZIONE DEL PERSONALE

Gli ambiti generalmente presi in esame dai modelli di valutazione sono:

  1. COSA SI DEVE FARE - la Posizione nel lavoro;
  2. COSA SI E’ FATTO – la Prestazione sul lavoro;
  3. COSA SI POTREBBE FARE – il Potenziale;
  4. COSA SI DEVE MIGLIORARE – Potenziamento personale.

 

I CRITERI DI VALUTAZIONE DEL PERSONALE

La scelta dei criteri di valutazione del personale deve ricadere su indicatori con caratteristiche di facile riconoscimento, facile misurazione e facile applicazione ad un soggetto e/o posizione e/o ruolo aziendale. La presenza di questi fattori determinerà una più facile applicazione del modello con maggiori possibilità di successo.

 

COSTRUZIONE DELLE SCHEDE DI VALUTAZIONE DEL PERSONALE

Definizione di cosa valutare:

  1. Valutazione delle competenze – valutazione delle conoscenze e delle capacità del soggetto, rispetto ai desiderata aziendali;
  2. Valutazione della personalità – valutazione degli aspetti della personalità del soggetto, sempre da integrare con altre valutazioni a completamento;
  3. Valutazione delle prestazioni – valutazione dei risultati ottenuti dal valutato in base ai valori da raggiungere (vedi anche MBO);
  4. Valutazione del potenziale – individuazione delle caratteristiche del soggetto non ancora espresse;
  5. Valutazione dei comportamenti – osservazione e valutazione dei comportamenti rilevati.

 

Esempio di scheda di valutazione del personale

 

Raccolta dei parametri da valutare e produzione della scheda

L’azienda, o l’organizzazione, dovrà raccogliere tutti gli obiettivi di valutazione, ovvero redigere la lista di cosa si vuole valutare nel dettaglio. Per tutti o parte dei punti sopra esposti dovranno essere redatte delle schede, vedi esempi schede di valutazione del personale. 

 

Definizione del flusso di valutazione

Per ogni valutazione è possibile decidere il flusso di valutazione, chi valuta chi. Numerose solo le aziende che escono dal classico modello gerarchico di valutazione Superiore – Subordinato, ovvero il capo che valuta il collaboratore. Alcune aziende adottano anche modelli di valutazione a 360 gradi, così da permettere a chiunque nell’organizzazione di poter esprimere il proprio giudizio su capi, colleghi e subordinati; soprattutto nella valutazione verso l’alto tale meccanismo riserva numerose soprese estremamente indicative.

Grazie ai sistemi software HRMS è possibile in tempi ridotti progettare il flusso o schema di valutazione, ovvero decidere chi valuta chi. Il software genererà in seguito alle decisioni lo schema e somministrerà ai vari valutatori le schede dei valutati. Vedi anche SCHEMI DI VALUTAZIONE DEL PERSONALE

Valutazione con indicatori comportamentali - L’utilizzo di semplici scale numeriche corredate di indicatori comportamentali può andar bene per la maggior parte delle valutazioni. Ogni numero è associato ad un indicatore ben descritto che riduce la soggettività e suggerisce i comportamenti che determinano la valutazione.

 

SCELTA DEGLI ITEM DA VALUTARE

Una volta definiti gli ambiti di valutazione (competenze, prestazioni, obiettivi…) occorrerà definire i singoli item su cui i valutatori saranno chiamati a dare un giudizio. Esistono diversi modi per definire gli item da inserire in una scheda di valutazione. Nel caso degli obiettivi, ad esempio, verranno giudicati quelli assegnati dalla direzione o dal responsabile del valutato; per le competenze invece si potrebbe ricorrere a interviste strutturate con un campione di dipendenti per ruolo, al fine di mettere in risalto le attività svolte, i comportamenti richiesti e le caratteristiche da mostrare. Un’alternativa è quella di confrontarsi con realtà operanti nello stesso settore, se possibile, e utilizzare le schede già tarate su quel modello.

 

APPROFONDIMENTI:

Esempio scheda di valutazione del personale

Esempio valutazione questionario 360

Esempio Modello delle Competenze

H1 HRMS DESCRIZIONE

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