Registrazione, pianificazione e rendicontazione delle attività del personale - Timesheet HR
Un sistema software web studiato per la pianificazione, la rendicontazione ed il controllo del personale / risorse umane all’interno di qualsiasi organizzazione, per attività su commessa / progetto / fase / attività di lavoro, fino alla consuntivazione delle attività realmente svolte e registrate, la loro valorizzazione ed analisi totale.
.Il collegamento delle anagrafiche con il sistema H1 Hrms di gestione risorse umane consente al sistema di rendicontazione di avere i dati sempre sotto controllo ed aggiornati, evitando doppie imputazioni.
Le organizzazioni ed imprese che producono e/o erogano servizi per commessa, ordine, progetto devono pianificare analiticamente e controllare le attività del personale, rendicontarle, registrarle ed infine individuare precisamente i costi di attività dirette e indirette, per procedere alle fasi successive. Il sistema permette, inoltre, il timesheet anche di personale esterno sempre raccordato con valori massimi di ora e di progetto impostabili.
Il sistema di Timesheet soddisfa tutte le singole esigenze di rendicontazione / controllo e registrazione ore ed attività, in quanto:
- L’architettura permette di parametrizzare l'applicazione, definendo liberamente processi e passaggi cui sono soggetti i documenti ed automatizzare le procedure, dall’offerta, alla consuntivazione e fino alla fatturazione;
- Sistemi e funzioni per lo scambio di fati con altre applicazioni gestioni e di amministrazione del personale;
- Controllo delle imputazioni e rendicontazioni rispetto ai valori massimi impostati a sistema;
- Business Intelligence, Report e cruscotti riassuntivi per la pianificazione ed il controllo completo, sia economico e sia operativo;
- Gestione delle politiche di autorizzazione del personale all’utilizzo di precise attività su specifiche commesse;
- Possibilità di sfruttamento delle pianificazioni già effettuate, affinché la rendicontazione si trasformi in un semplice drag & drop;
- Utilizzo di strumenti di copia/cancellazione multipla di attività sul timesheet;
- Visione e gestione dei timesheet con i soli dati che coinvolti attribuiti al progetto in esame, in modo dinamico, in funzione degli attributi di commessa e in funzione del ruolo del personale;
- Controllo delle proprie imputazioni da parte degli utenti;
- Accesso agli strumenti di rendicontazione e timesheet tramite modalità e connessioni internet e Collegamento alla Business Intelligence Hr di H1 Hrms
Registrazione attività svolte - Rendicontazione ore uomo
Una delle attività più critiche in azienda è la registrazione delle ore svolte, il timescheet, che essendo indirizzata a tutti gli operatori coinvolti deve essere necessariamente semplice e veloce, per evitare inutili dispendi di tempo.
Il gradevole layout studiato assieme ad una ottima ergonomia rendono la rendicontazione delle attività svolta facilitata, anche grazie ai seguenti servizi / vantaggi:
- Gestione delle politiche di autorizzazione del personale all’utilizzo di precise attività su specifiche commesse;
- Possibilità di sfruttamento delle pianificazioni già effettuate, affinché la rendicontazione si trasformi in un semplice drag & drop;
- Utilizzo di strumenti di copia/cancellazione multipla di attività sul timesheet;
- Visione e gestione dei timesheet con i soli dati che coinvolti attribuiti al progetto in esame, in modo dinamico, in funzione degli attributi di commessa e in funzione del ruolo del personale;
- Controllo delle proprie imputazioni da parte degli utenti.
Accesso agli strumenti di rendicontazione e timesheet tramite modalità e connessioni internet.
Timesheet – Quadrante delle Attività
La matrice di compilazione del timesheet è intuitiva ed in ascissa troviamo i giorni del periodo (generalmente il mese) ed in ordinate le causali di attività. Tramite la scelta della casella all’incrocio delle variabili permette di consuntivare rapidamente.
Per ogni collaboratore è possibile inserire, oltre alle attività causali del progetto anche le eventuali causali di assenza, per poter dare eventualmente anche supporto al sistema di controllo presenze.
Permessi e Ferie del Personale
Il caricamento delle Ferie e dei Permessi del personale gestito è facile e veloce, non necessità di imputazione a commessa. L’utente carica o copia dal piano 8 ore di ferie.
La funzione di copia permette di evitare registrazioni ripetitive, riducendo così il tempo uomo necessario sul timesheet.
La registrazione comprende, oltre alle ore, anche le altre dimensioni di allocazioni, per esempio:
Clienti, Commessa e Task, con modalità semplice e guidata
La configurazione può comprendere il blocco per registrazioni con autorizzate oppure che non siano “budget autorizzati”; evitando quindi transazioni formalmente scorrette, incomplete e i relativi iter di controllo.
In base al ruolo dell’operatore è’ possibile rendere disponibile con lo stesso Timesheet ulteriori informazioni.
Nell’immagine di esempio la registrazione è di un “terzista”, un esterno all’azienda ma gestito dal sistema di Timesheet, un fornitore che registra tempi e dati nello stesso sistema gestionale
Esempio di importazione giornata singola, cliccando su una data di calendario
Timesheet di rendicontazione - Giornale Attività
La modalità di registrazione “Giornale Attività” è disponibile una seconda maschera, divisa in due quadri:
- A sinistra rappresenta le registrazioni delle rendicontazioni;
- A destra il piano di lavoro originato in fase di pianificazione;
L’interfaccia è stata appositamente studiata per consentire di importare direttamente il piano lavori nel consuntivo automatizzando l’attività di caricamento.
Anche in questa modalità alternativa è possibile copiare da una giornata ad altre giornate.
Timesheet di rendicontazione - Note Spese del personale
Rendicontazione delle spese del personale - Note spese.
La registrazione delle Note Spese consente di rendicontare i costi di missione del personale ed eventualmente di collegarlo ad altri applicativi specializzati in questa attività.
