Anagrafica e Organigramma
L’anagrafica rappresenta il contenitore principale di tutte le informazioni di base del personale, dal Curriculum personale, alle lingue conosciute, alle varie valutazioni pre assunzione, ai dati retributivi importati dal sistema paghe. L’anagrafica è lo strumento base per tutte le attività di Gestione e Sviluppo Risorse Umane, senza la quale i dati potrebbero essere “dispersi” in numerosi contenitori minori, non integrati e con esigenze di aggiornamento molto onerose.
Una delle esigenze principali della Direzione del Personale è la possibilità di avere una unica anagrafica del personale completa di tutte le informazioni, in generale:
• dati anagrafici, recapiti, indirizzi, numeri di telefono, note;
• storico del dipendente – formazione svolta, retribuzione, posizioni, note, valutazioni, eventi aziendali;
• conoscenze possedute e competenze possedute;
• caratteristiche personali valutate;
• ruoli;
• retribuzione e contratto;
• materiale consegnato e scadenze;
• file del soggetto;
• contestazioni al soggetto;
• richieste e necessità indicate all’azienda;
• curriculum e lingue conosciute;
L’anagrafica può essere integrata con tutti i gestionali presenti in azienda; le parti retributive e contrattuali, le parti minime da integrare, possono essere acquisite automaticamente da appositi programmi di importazione dati.
Valutazione
La valutazione del personale, in generale, comprende:
A) Valutazione delle competenze
B) Valutazione delle prestazioni
C) Valutazione del potenziale
Per ognuna di queste sezioni la Direzione Hr imposta modelli, pià o meno complessi, basati sull'esperienza personale degli addetti e sulle esigenze strategiche dell'azienda.
L'adozione di modelli non "light" comporta un grosso impegno economico ed organizzativo, con ingenti risorse impiegate. La corretta e perpetua applicazione dei modelli richiede inoltre una grande condivisione di intenti tra la Direzione delle Risorse Umane e la Proprietà o CDA. In assenza di questa consapevolezza i progetti di valutazione del personale, nel senso completo del termine, non ha, generalmente, grande futuro.
L'avvento delle esigenze di certificazione di qualità all'interno delle aziende sottoposte ad audit ha negli ultimi anni, a partire dal 1998 / 1999, favorito l'introduzione dell'analisi e valutazione del personale. In molti casi purtroppo però la valutazione ha solo lo scopo di non ricevere una non conformità, piuttosto che una vera e propria strategia di controllo e miglioramento.
Dati Contrattuali e Retributivi
I dati contrattuali e retributivi rappresentano per la Direzione delle Risorse Umane un indicatore di grandissima importanza per la valutazione generale del personale e la sua programmazione. La domanda più frequente che i vari Responsabili HR pongono ai consulenti ed ai sistemi software integrati HRMS è la possibilità di visualizzare i contratti, i trend economici (singoli ed aggregati) i totali per divisione, per reparto e stabilitmenti; i costi generali e i confronti. I sistemi attuali di Gestione Risorse Umane, come H1 HRMS, possono importare tutti i dati contrattuali e retributivi dai sistemi paghe con modalità semplici ed economiche, aggregando gli stessi dati con altri contributi, come la formazione, lo sviluppi, l'assenteismo, la valutazione delle risorse, la mobilità e rotazione interna... ecc.ecc.
L'analisi aggregata di tutti i dati relativi alle risorse umane, compresi ovviamente anche quelli contrattuali e retributivi è attualmente (settembre 2007) una delle esigenze maggiori della Direzione Risorse Umane e Personale.
Ogni azienda ha le proprie necessità ed abitudini anche se in molti casi si riconducono tutte ai seguenti report:
analisi contratti e retribuzioni
analisi retribuzioni per reparto, divisione e stabilimenti
analisi retribuzione in merito ad anzianità e valutazione personale
confronto delle retribuzioni tra il personale
confronto delle retribuzioni con i dati di riferimento di mercato - indagini retributive
analisi trend di crescita
registrazione ultimi scatti, ultime promozioni
confronto aumenti di retribuzione in collegamento con eventi aziendali
Formazione
Competenze
Sviluppo
Politiche retributive e Incentive
Controllo di gestione
Piani di carriera
Analisi integrata dati del personale
Riduzione costi del personale
Gestione Risorse Umane e Personale