Sviluppare le competenze:

10 minuti su formazione aziendale e valutazione delle prestazioni con Massimo Toppan

(consulente di direzione, partner di DOING NETWORK)

1. EBC: Partiamo dalla formazione in azienda. Che ruolo può giocare in questo periodo di grandi cambiamenti?

M. Toppan: Leggendo i dati sugli investimenti in formazione l'Italia compare al 25° posto nell'Europa a 27 paesi: viene da pensare che ci sia ancora molta strada da fare. Credo che al di là dello slogan ormai logoro sull'importanza del capitale umano per le sfide del nuovo millennio, sia davvero difficile affrontare mercati sempre più affollati e dinamici senza persone con competenze adeguate e in grado di adattarsi ai cambiamenti a cui stiamo assistendo. Per fare un esempio: ieri agli agenti di vendita veniva richiesto solo di saper vendere, oggi è molto apprezzata anche la capacità di recuperare i crediti.

2. EBC: 'e nella Pubblica Amministrazione'

M. Toppan: L'obiettivo di ritrovare efficienza nella PA prevede l'adozione di atteggiamenti diversi da quelli attuali, appartenenti a un passato con film in bianco e nero. Metterei tra le priorità sostenere un maggiore orientamento al risultato e valorizzare quei dipendenti che fanno funzionare il sistema portandoli avanti. In questo processo di trasformazione è fuori discussione che la formazione stia offrendo già da tempo un contributo importante, assieme all'introduzione di soluzioni IT efficaci e di modelli organizzativi più efficienti e più flessibili.

3. EBC: Entriamo di più nello specifico. Quali sono i tre fattori che consideri principali in un processo di sviluppo delle competenze'

M. Toppan: I fattori sono numerosi ma, rimanendo nell'ambito della formazione aziendale, ne scelgo tre non sempre tenuti nella giusta considerazione. Il primo è fare piani formativi che abbiano un orizzonte temporale di almeno due anni e che si basino su una mappa delle competenze. È ancora frequente la richiesta di interventi episodici, da progettare e realizzare nell'arco di poche settimane. Penso che un intervento di formazione debba sempre integrarsi con altre iniziative e collocarsi all'interno di un progetto di sviluppo organizzativo più ampio. Il secondo aspetto è realizzare progetti mirati su gruppi di persone con bisogni omogenei. E' ancora troppo diffuso l'approccio: 'due giorni di comunicazione interpersonale non fanno male a nessuno'. Il che sarà anche vero, ma non lo prenderei certo come modello progettuale. Personalmente sostengo l'idea di superare la formazione 'a peso' per adottare soluzioni più snelle e circoscritte. Per il cliente questo si traduce in corsi di durata più breve ma più centrati sui gap di competenze, quindi meno costi e un maggiore ritorno sull'investimento.Il terzo aspetto è utilizzare un mix di strumenti. Quando si sente la parola 'formazione' compare come per magia l'immagine dell'aula, prima c'era la lavagna luminosa ora troneggia il videoproiettore! Mi chiedo perché non integrarla maggiormente con strumenti più elastici e più time saving come, per citarne alcuni: l'affiancamento sul campo, le attività di auto-apprendimento, il processo di feedback a 360°, l'e-learning.

4. EBC: Realizzare quindi una formazione più centrata sui bisogni'

M. Toppan: Senza dubbio. Come negli anni 70 la diffusione dell'orientamento al marketing ha spinto l'attenzione dal prodotto al bisogno che esso soddisfa, anche nella formazione bisognerebbe sempre porsi diverse domande come: quali sono i processi chiave per l'organizzazione' Cosa vogliamo migliorare? Su quali competenze bisogna intervenire? E poi misurare gli obiettivi raggiunti. Un industriale che produceva punte per trapani era solito ripetere 'vendo la possibilità di fare fori sulle pareti'. Chi si occupa di formazione dovrebbe poter dire 'offro la possibilità di essere più competitivo sul mercato'.

5. EBC: Hai appena parlato di misurare i risultati della formazione. Pensi che questo migliorerebbe la qualità e la soddisfazione dei committenti?

M. Toppan: Credo che sia un punto nodale per la formazione aziendale. Non sono pochi coloro che, rimasti delusi, cadono in errore confondendo interventi di formazione inefficaci con la formazione in sé. Personalmente negli ultimi vent'anni ho visto diversi interventi formativi che hanno fornito risultati straordinari. La questione è come misurare gli effetti per capire cosa ha funzionato e cosa no, scegliere accuratamente quelle attività formative più adatte alla propria organizzazione. Si tratta solo di decidere cosa misurare e come.Per esempio i questionari di fine corso misurano generalmente il gradimento di ogni partecipante, sotto diverse angolazioni. E' un'informazione importante che però ci dice molto poco di quello che accadrà fuori dell'aula. In che misura, per esempio, la persona che ha partecipato a un corso di due giorni sul teamworking sarà più collaborativo con i suoi colleghi? Quel tipo di questionario non è in grado di dircelo.

6. EBC: Come si possono registrare questi cambiamenti comportamentali?

M. Toppan: Per questo tipo di indagini esistono strumenti più precisi. Abbiamo recentemente sviluppato un nuovo prodotto molto efficace anche per valutare un intervento formativo. È un tipo di strumento già ampiamente usato all'estero che sta gradualmente entrando anche da noi, il sistema feedback 360°, che consente di misurare le capacità predefinite, utilizzando indicatori comportamentali ad hoc prima e dopo l'intervento di formazione. Inoltre - ed è l'aspetto più interessante - la misurazione viene eseguita sia dal partecipante (in auto-valutazione) sia dai colleghi che lui stesso sceglie per fornire il feedback. Ciò offre un quadro nitido di cosa è realmente accaduto. Aggiungo che per molte persone fissare gli obiettivi e verificare in che misura sono stati raggiunti, è una leva motivazionale molto potente per favorire l'apprendimento.

7. EBC: Parliamo del sistema di valutazione delle prestazioni. Che funzione svolge nel processo di sviluppo delle competenze?

M. Toppan: La prima volta che me ne occupai fu agli inizi degli anni 90 presso un grande istituto di credito; sono cambiate molte cose ma credo rimanga ancora un eccellente strumento per valorizzare le persone. I sistemi di valutazione, quando sono realizzati a dovere, rendono più efficace la comunicazione tra valutato e valutatore per mezzo di indicatori di prestazioni chiari, con la definizione degli obiettivi futuri e dei comportamenti attesi, con la verifica dei risultati raggiunti. Il colloquio di valutazione, che è una componente del sistema, rappresenta una buona occasione per prendere in esame i propri punti di forza e le aree di miglioramento personali. È comunque un processo che va gestito con la dovuta cura per coglierne tutte le potenzialità.

8. EBC: Cosa fare per favorire la realizzazione di un sistema di valutazione delle prestazioni?

M. Toppan: Vanno presi in considerazione diversi aspetti. Quest'anno, presso un'organizzazione pubblica di quasi 2500 dipendenti, abbiamo prestato molta attenzione a creare un corretto quadro percettivo ai diretti interessati. Sappiamo che 'l'amore a prima vista' con questi sistemi è un fenomeno molto raro in azienda, perché i vantaggi che portano non sono subito evidenti. Ciò è del resto comprensibile: a chi evoca sentimenti di gioia la parola 'valutazione'? Credo che in questa occasione sia stato fondamentale proporre un breve intervento di formazione a circa 300 persone, con un ruolo chiave, per comunicare le fasi del processo di valutazione, i benefici del sistema, le linee guida comportamentali. Abbiamo scelto di trasmettere alcuni concetti basilari. Ne cito tre: il sistema di valutazione è uno strumento per la crescita professionale,aumenta la trasparenza del sistema premiante, guarda a cosa è accaduto ma soprattutto è uno strumento rivolto al futuro. Infine penso che sia molto utile disporre anche di un SW adeguato per facilitare la raccolta e l'analisi dei dati. A tal proposito ho avuto modo di apprezzare recentemente il vostro gestionale H1 HRMS che mi sembra indirizzato a rispondere a una domanda da un milione di dollari per molte aziende: 'chi può fare cosa e come'.

20/11/2017 EBC Consulting - Andrea Sabattini