TEM gestione note spese e trasferte

Sistema software integrato con H1 e con tutti i sistemi del Gruppo Sir, per la gestione delle note spese e delle traferte,

Funzionalità

• Gestione degli anticipi al dipendente
Gestisce la richiesta, l’autorizzazione, l’erogazione e la restituzione in euro o valuta degli anticipi; gli estratti conto per funzione aziendale forniscono una visione chiara e completa delle erogazioni in atto a tutti i livelli di controllo.

• Immissione e modifica della nota spese
Il collaboratore, via browser web, ha una pagina, il "Tabellone", che lo aiuta e lo guida in modo immediato ed efficace nel caricamento dei corrispettivi. Il processo è semplicissimo per facilitare il dipendente nella compilazione e l’azienda nel processo di formazione.

• Workflow di approvazione note spese inserite
Organizza ed ottimizza la gestione dei flussi di dati; con un motore di workflow on-line sono gestite le richieste, le notifiche e-mail, le approvazioni on-line e i followup in tempo reale. Consente agli incaricati di verificare, approvare o retrocedere la nota spese. I monitor a supporto di queste fasi decisionali rendono chiaro sia il tipo di anomalia eventualmente rilevata rispetto ai massimali, sia il suo valore economico, facilitando quindi la risoluzione del problema evidenziato e rendendo molto più veloci i processi.

• Gestione Prepagati
Permette di gestire ogni tipo di prepagato che l’azienda acquista per la trasferta (biglietti aerei e ferroviari, alberghi, ecc.).

• Gestione delle carte di credito
La procedura consente l’inserimento di spese sostenute con carta di credito (aziendale e corporate). Il processo è automatizzabile per le carte Amex, Visa, CartaSI. Questa fase in particolare consente di annullare i tempi di riconciliazione cambi e di inserimento dati.

• Valute e cambi
Consente l’inserimento di spese in valuta rendendo semplici ed efficaci gli adempimenti amministrativi connessi (es. riconciliazione cambi, applicazione del cambio dell’anticipo).

• Gestione delle indennità di trasferta
Agevola la gestione di eventuali compensi aggiuntivi legati a disagi particolari della trasferta (distanza, durata, ecc.) e/o a differenti gestioni delle policy aziendali di viaggio.

• Calcolo dell’imponibilità per i dipendenti
Semplifica la gestione dell’imponibilità, tenendo conto dei massimali per classe di spesa e dei massimali di gruppo.

• Verifica della detraibilità per l’ azienda
Annulla i tempi di verifica della detraibilità e della conseguente imputazione in contabilità.

• Trasferte
Consente l’inserimento del time sheet e del rapporto di trasferta; è possibile implementare la stampa dei moduli e/o documenti a supporto della trasferta.

• Rifatturabilità
Consente la rifatturazione delle spese e delle ore di attività effettuate durante la trasferta ai propri clienti e partner.

• Reportistica per il controllo
Consente di monitorare, anche da un punto di vista statistico, le missioni, le note spese e le singole categorie di spesa. I report a corredo del prodotto forniscono tutti gli elementi di una Business Intelligence applicata all’argomento spese di trasferta.

Massimali fiscali
il sistema consente il controllo della deducibilità aziendale e della imponibilità al dipendente sulle spese sostenute in funzione ed ottemperanza della normativa fiscale;
Massimali aziendali
il sistema consente il controllo delle regole aziendali rispetto alle spese sostenute dal dipendente. La policy aziendale è così descritta e applicata in maniera automatica e uniforme secondo le tipologie di rimborso, utente, territorio, ecc.;

Con Travel Expenses Management 2.5

• Il trasfertista provvede alla compilazione della nota spese via browser web, scegliendo tra categorie di spesa precaricate (es. vitto, alloggio, autostrada, ecc.); può verificare on-line lo stato dei propri rimborsi; può richiedere anticipi e prepagati; può prenotare le auto aziendali.

• Chi autorizza la nota spese ha un monitor che lo informa sulle eventuali tipologie di anomalie presenti e sulla entità economica delle stesse al fine di consentirne la valutazione secondo la policy aziendale; il monitor controllo anomalie è uno strumento a supporto della decisione di approvare o retrocedere una nota spese.

• Chi controlla la nota spese e ne verifica la Corrispondenza con i giustificativi ha un sistema che aiuta e agevola la spunta dei corrispettivi.

• Chi rimborsa la nota spese può usufruire dei flussi in uscita in modo da erogare il rimborso anche attraverso il cedolino; il software contempla il calcolo delle eventuali imponibilità al dipendente.

• Chi contabilizza non deve ricordare e scorporare gli importi detraibili ma premere semplicemente il tasto di contabilizzazione; il software si occupa di fare le eventuali registrazioni in analitica sui centri di costo definiti in fase di modellazione.