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Software gestione Note Spese e Trasferte del Personale 

SOFTWARE TEM - TRAVEL EXPENSES MANAGEMENT - SOFTWARE GESTIONE TRASFERTE E NOTE SPESE

TEM software per la gestione delle note spese e delle trasferte del personale e delle risorse umane in azienda, integrato con  H1 Hrms software per la gestione delle risorse umane

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I dati anagrafici sono condivisi e le sezioni di analisi dati di H1 ricevono i dati di consuntivo delle note spese e trasferte del personale per analisi comparate multidimensionali, ambito Business Analysis di H1, per dare alla Direzione del Personale un quadro completo dei valori economici di costo dei dipendenti e collaboratori, anche grazie alla Business Intelligence di H1 Hrms 

Il Software di gestione note spese e trasferte TEM è integrato con sistema H1 Hrms data base gestionale di gestione risorse umane

Brochure note spese e trasferte

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Nuova release 3.2 di TEM - BLIX, la soluzione software immediata e basata su web per la gestione completa ed integrata delle note spese e delle trasferte dei dipendenti e dei collaboratori. Permette di gestire la trasferta lungo tutto il suo ciclo di vita: dall'autorizzazione alla missione alla compilazione della nota spese, alla verifica dei giustificativi fino all'autorizzazione e contabilizzazione dei rimborsi.

FUNZIONALITA'    NOVITA' 

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Immagine, note spese e trasferte, gestione dei costi di trasferta del personale e delle risorse aziendali

 

Tem - Software gestione note spese e trasferte del personale - REFERENZE 

VANTAGGI

 

Funzionalità

 

- Gestione degli anticipi al dipendente
Gestisce la richiesta, l'autorizzazione, l'erogazione e la restituzione in euro o valuta degli anticipi; gli estratti conto per funzione aziendale forniscono una visione chiara e completa delle erogazioni in atto a tutti i livelli di controllo.

- Immissione e modifica delle note spese del personale
Il collaboratore, via browser web, ha una pagina, il "Tabellone", che lo aiuta e lo guida in modo immediato ed efficace nel caricamento dei corrispettivi. Il processo è semplicissimo per facilitare il dipendente nella compilazione e l'azienda nel processo di formazione.

- Workflow di approvazione note spese spese inserite
Organizza ed ottimizza la gestione dei flussi di dati; con un motore di workflow on-line sono gestite le richieste, le notifiche e-mail, le approvazioni on-line e i followup in tempo reale. Consente agli incaricati di verificare, approvare o retrocedere le note spese del personale. I monitor a supporto di queste fasi decisionali rendono chiaro sia il tipo di anomalia eventualmente rilevata rispetto ai massimali, sia il suo valore economico, facilitando quindi la risoluzione del problema evidenziato e rendendo molto più veloci i processi.

- Gestione Prepagati
Permette di gestire ogni tipo di prepagato che l'azienda acquista per la trasferta (biglietti aerei e ferroviari, alberghi, ecc.).

- Gestione delle carte di credito
La procedura consente l'inserimento di note spese sostenute con carta di credito (aziendale e corporate). Il processo è automatizzabile per le carte Amex, Visa, CartaSI. Questa fase in particolare consente di annullare i tempi di riconciliazione cambi e di inserimento dati.

- Valute e cambi
Consente l'inserimento di spese in valuta rendendo semplici ed efficaci gli adempimenti amministrativi connessi (es. riconciliazione cambi, applicazione del cambio dell'anticipo).

- Gestione delle indennità di trasferta del personale
Agevola la gestione di eventuali compensi aggiuntivi legati a disagi particolari della trasferta (distanza, durata, ecc.) e/o a differenti gestioni delle policy aziendali di viaggio.

- Calcolo dell'imponibilità per i dipendenti
Semplifica la gestione dell'imponibilità, tenendo conto dei massimali per classe di spesa e dei massimali di gruppo.

- Verifica della detraibilità per l'azienda
Annulla i tempi di verifica della detraibilità e della conseguente imputazione in contabilità.

- Trasferte
Consente l'inserimento del time sheet e del rapporto di trasferta; è possibile implementare la stampa dei moduli e/o documenti a supporto della trasferta.

- Rifatturabilità
Consente la rifatturazione delle spese e delle ore di attività effettuate durante la trasferta ai propri clienti e partner.

- Reportistica per il controllo
Consente di monitorare, anche da un punto di vista statistico, le missioni, le note spese e le singole categorie di spesa. I report a corredo del prodotto forniscono tutti gli elementi di una Business Intelligence applicata all'argomento spese di trasferta.


Massimali fiscali
il sistema consente il controllo della deducibilità aziendale e della imponibilità al dipendente sulle spese sostenute in funzione ed ottemperanza della normativa fiscale;
Massimali aziendali
il sistema consente il controllo delle regole aziendali rispetto alle spese sostenute dal dipendente. La policy aziendale è così descritta e applicata in maniera automatica e uniforme secondo le tipologie di rimborso, utente, territorio, ecc.;

 

Novità 2011:

- Nuovo "Tabellone"
Nuova interfaccia grafica estremamente semplice ed intuitiva, velocizza e semplifica l'inserimento e il controllo delle note spese da parte del dipendente.

- Parco auto
Ideale per le aziende che gestiscono un parco auto di proprietà e/o a noleggio a lungo termine e desiderano avere un controllo totale su utilizzo, scadenze, contratti e manutenzioni.

- Application Manager (Menù e Funzioni Aperte)
Consente all'utente di tenere aperte contemporaneamente più pagine con la possibilità di navigare tra le "Funzioni Aperte" senza doverle ricaricare dal server.

- B2B (Agenzie viaggio)
Consente la gestione completa e interna al sistema della procedura di richiesta, offerta e acquisto di pacchetti viaggio prepagati mettendo in comunicazione direttamente utente, azienda ed agenzia.

- Gestione ferie, permessi e tracciabilità assenze
Integrabile con i sistemi di gestione presenze e paghe, permette di incrociare e completare i dati delle presenze, inserire le informazioni necessarie alle paghe per il cedolino, verificare e controllare eventuali anomalie su nota spese.

- Modulo Off-Line
Consente l'inserimento di dati senza connessione a Internet.

- Web Reporting
Potente strumento, permette di effettuare le analisi più complesse impostando ogni tipo di filtro, di elaborare i risultati e di visualizzarli attraverso delle tabelle Pivot e dei grafici.

 

 

Con il software Travel Expenses Management 3.2  

 

 

Il trasfertista provvede alla compilazione della nota spese via browser web, scegliendo tra categorie di spesa precaricate (es. vitto, alloggio, autostrada, ecc.); può verificare on-line lo stato dei propri rimborsi; può richiedere anticipi e prepagati; può prenotare le auto aziendali.

Chi autorizza la nota spese ha un monitor che lo informa sulle eventuali tipologie di anomalie presenti e sulla entità economica delle stesse al fine di consentirne la valutazione secondo la policy aziendale; il monitor controllo anomalie è uno strumento a supporto della decisione di approvare o retrocedere una nota spese.

Chi controlla la nota spese e ne verifica la Corrispondenza con i giustificativi ha un sistema che aiuta e agevola la spunta dei corrispettivi.

Chi rimborsa la nota spese può usufruire dei flussi in uscita in modo da erogare il rimborso anche attraverso il cedolino; il software contempla il calcolo delle eventuali imponibilità al dipendente.

Chi contabilizza non deve ricordare e scorporare gli importi detraibili ma premere semplicemente il tasto di contabilizzazione; il software si occupa di fare le eventuali registrazioni in analitica sui centri di costo definiti in fase di modellazione.

piano di implementazione presso il cliente

Software di gestione note spese e trasferte del personale e delle risorse umane
Software di gestione note spese e trasferte del personale e delle risorse umane - visione del flusso

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