Organigramma Aziendale del Personale

Utilità e vantaggi dell'organigramma aziendale del personale

L'organigramma aziendale è uno strumento di grandissima importanza che permette in modo chiaro e sintetico di descrivere la struttura organizzativa dell'azienda e di fornire quindi molte informazioni su strutture e relazioni del personale dell'impresa.

L'organigramma aziendale rappresenta in forma grafica i rapporti tra le risorse umane esistenti all'interno dell'azienda ed a seconda della tipologia e dello scopo può descrivere rapporti di tipo gerarchico, funzionale, comunicativo o altri ancora.

L'organigramma offre quindi le risposte a molte domande quali: com'è suddivisa e strutturata una certa area, chi ne è il responsabile, quali figure rispondono a lui ed a quali risponde, quali flussi decisionali o comunicativi sono coinvolti. Possono inoltre essere integrati ulteriori livelli quali quelli relativi alla sicurezza, alla qualità, alla sorveglianza sanitaria e così via.

Le informazioni contenute nell'organigramma, incrociate con altre provenienti da fonti dati di tipo anagrafico, amministrativo, economico, finanziario, produttivo, offrono un patrimonio inestimabile per le attività di decision making strategico basato su business intelligence e reportistica, sia di tipo consuntivo che proiettivo. 

Informazioni fornite dall'organigramma aziendale

Un organigramma aziendale deve essere mantenuto sempre aggiornato, per rispecchiare lo stato attuale della società ed i rapporti esistenti al suo interno, in questo modo sarà una preziosa guida relativamente a:

• Fornire al personale dipendente e non informazioni sulla reale struttura organizzativa esistente;
• Chiarire rapporti gerarchici, comunicativi e decisionali presenti;
• Rispecchiare sempre correttamente lo sviluppo della struttura organizzativa, soprattutto in caso di crescita;
• Evidenziare in modo chiaro ruoli e responsabilità delle persone coinvolte;
• Definirei ruoli e le mansioni attribuite ad ogni singolo dipendente e di conseguenza i risultati attesi;
• Chiarire il flusso di decisione, pianificazione, svolgimento e controllo delle attività;
• Registrare accuratamente tutti gli storici organizzativi del personale, come centri di costo, soggetti associati a posizione, ruoli e spostamenti; dati importanti per le analisi sui dati delle risorse umane.

Costruzione dell'organigramma aziendale

Per costruire in modo efficace, completo e corretto l'organigramma aziendale della società è necessario innanzitutto procedere ad identificare le informazioni che dovranno essere contenute al suo interno in merito a:

• Posizioni previste in azienda, complete di associazione al Centro di Costo, informazioni sulla di posizione, Ruoli organizzativi previsti;
• Relazioni esistenti tra le posizioni, in primis di natura gerarchica;
• Persone che occupano le diverse posizioni e rivestono i diversi ruoli.

Una volta identificate queste informazioni, possono essere tradotte in forma grafica mediante una delle rappresentazioni possibili per un organigramma aziendale, dalla più classica rappresentazione ad albero fino alla matrice, utile per gestire in modo incrociato relazioni gerarchiche e linee di prodotto o progetti.

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Gestione delle presenze del personale di pulizia in strutture alberghiere

Gestione degli appalti personale di pulizia settore alberghiero

UniversalSerdataCube `la soluzione ideale sia per:

• L’impresa alla quale viene appaltato un servizio
• Il committente che lo appalta in quanto potrà monitorare lo svolgimento del servizio stesso ed interagire con il cliente attraverso un portale web

Un sistema software per l’organizzazione e controllo del personale addetto che permette la gestione dell’appalto di pulizia in tutti i suoi aspetti, consentendo ai responsabili di avere sempre aggiornati in tempo reale i dati essenziali dell’appalto, riferiti ai rendimenti ed alle attività svolte.

Il sistema software viene fornito in modalità cloud con rapide sessioni formative in grado di rendere autonomi gli utenti, sia responsabili sia finali, ovvero il personale operativo.

Una specifica sezione del sistema – GARE - permette di redigere dei capitolati progetto precisi e conformi all’erogazione del servizio.

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GESTIONE DELLA MANODOPERA

La sezione del sistema software dedicata alla Manodopera consente di gestire e verificare il costo attuale rispetto al budget previsto. Una informazione che se conosciuta in anticipo consente di evitare inutili costi aggiuntivi, rispettando le previsioni settimanali, mensili o annuali. In merito a questo argomento UniversalSerdataCube è un sistema che collega i vai reparti aziendali, dando ottimi risultati se utilizzato contemporaneamente dai vari reparti aziendali (vedi schema sotto).

Tramite UniversalSerdataCube è possibile monitorare la commessa di lavoro con metodologia ISO, migliorando sensibilmente la soddisfazione del cliente.

GESTIONE DELLE PRESENZE DEL PERSONALE settore ALBERGHIERO

Una delle fasi più delicate dell'impresa di servizi di pulizia è l'impostazione di un cantiere, la stesura dei BUDGET lavorativi, l'assegnazione dei reparti e degli orari di lavoro ai singoli addetti; oltre al controllo dei BUDGET prestabiliti e le loro eventuali correzioni.

Nel modulo gestisce l’anagrafica del personale ed i cantieri (il programma gestisce un numero illimitato di dipendenti e di cantieri), le ore ed i giorni lavorativi degli addetti.

UniversalSerdataCube sviluppa, mese dopo mese, i dati inseriti riconoscendo festività, straordinari feriali o festivi in base ai caricamenti iniziali. L'operatore, il giorno 1 di ogni mese, dovrà semplicemente lanciare la funzione "aggiorna mese" specificando il mese richiesto, ricevendo in alcuni secondi la situazione preventiva dell’operatività del personale previsto grazie al foglio presenze, previsto a norme INAIL quindi già disponibile per la successiva gestione.

In seguito il personale addetto alla programmazione del personale dovrà solo gestire  le eventuali eccezioni per avere il risultato consuntivo di fine mese. Tutta la fase é automatica e permette quindi l'analisi giornaliera, settimanale o mensile delle ore previste per i servizi appaltati all’interno della struttura alberghiera e/o turistico ricettiva in generale.

Il sistema software di gestione e programmazione del personale e degli appalti   consente l'avviamento di azioni riparatorie prima che il ciclo mensile lavorativo sia concluso. Accorgersi soltanto a fine mese di aver superato le ore preventivate potrebbe costare l’intero margine operativo dell’appalto.

Tutti i dati della programmazione e gestione del personale alberghiero vengono gestite in tempo reale, con ampi e dettagliati riepiloghi a video o in stampa, con un risparmio medio sui tempi di esecuzione di questa procedura di circa l’80%.

La gestione delle ore di presenza può anche essere monitorata attraverso dei timbratori elettronici interrogabili a distanza. Ecco le caratteristiche del rilevatore GEO-GPRS:

GEO-GPRS é un terminale per la  registrazione delle presenze mediante lettura in radio frequenza di badge tag RFID. I codici letti, associati a data e ora, vengono memorizzati su memoria EEPROM non volatile per il successivo trasferimento ed elaborazione. L’apparato é dotato di display LCD alfanumerico retroilluminato e tastiera a membrana di tipo industriale muli tasto per le operazioni di configurazione e lettura.

La lettura del badge può avvenire dietro pressione dei pulsanti IN/OUT (o altri selezionabili) oppure, automaticamente, avvicinando il badge alla dicitura RFID presente sulla tastiera. La funzione di causalizzazione consente, se richiesto, di associare una causale alla lettura appena effettuata.

Il funzionamento in caso di mancanza temporanea di corrente elettrica é garantito da una batteria ricari-cabile Li-Io (̴ 2,5 H.) mentre una seconda batteria tampone (formato CR1220) garantisce  il mantenimento del clock.

Il trasferimento dei dati a PC può avvenire, in base alla configurazione scelta, mediante comunicazione UDB, GSM oppure TCP/IP.

Le timbrature contenute nella memoria di   GEO-GPRS possono essere scaricate su SW e salvate in vari formati, sia standard (txt,xls,csv) che personalizzati, tali da garantire la perfetta integrazione con applicativi gestionali di terze parti.

GEO-GPRS garantisce quindi semplicità di installazione e d’uso, portabilità, flessibilità di impiego e alti standard di sicurezza, tanto nella fase di acquisizione dati (codici tag univoci) quanto nella gestione/impostazione dell’apparato (accesso con codice PIN personale).

INTERROGAZIONI DA PARTE DEL COMMITTENTE

Il committente sarà dotato di utente e password per monitorare via web attraverso il form di richiesta. Una volta autenticati il committente potrà effettuare le seguenti verifiche in tempo reale:

1. Interventi quotidiani effettuati reparto per reparto rispetto ad interventi pianificati.
2. Interventi periodici effettuati reparto per reparto rispetto a quelli pianificati.
3. Addetti non presenti per motivi di Malattia/infortunio con lista sostituti e caratteristiche di idoneità al servizio.
4. Orari presenti all’interno del timbra cartellino elettronico.
5. Controlli di qualità effettuati dall’azienda (tipo rilevazione di carica batterica) ed esiti degli stessi.
6. Attrezzature/Prodotti presenti in cantiere con il dettaglio delle schede tecniche e di sicurezza.
7. Possibilità di intervenire in un area di FEEDBACK dove una volta inserite le eventuali considerazioni queste pervengono in tempo reale via mail al fornitore del servizio.
8. Visura di DOCUMENTI tipo DURC, DUVRI, ATTESTAZIONI DI SERVIZIO
9. Possibilità per il capocantiere di gestione presenze diretta dal cantiere.

Il sistema denominato in questo caso “SERDATA ON LINE” può essere riprogrammato ed essere tarato sulle reali esigenze del committente.

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