Lo scopo del seguente documento è quello di fornire una panoramica sulla nuova struttura dedicata alla gestione dei carichi di lavoro nonché le procedure operative di compilazione dei tracciati (Calcolo degli FTE).

Per facilitare la comprensione degli inserimenti e la consultazione dei dati, le procedure sono state corredate di schermate di esempio che descrivono le operazioni.

Verranno illustrate le logiche di interazione tra di dati e le operazioni da effettuare nell’inserimento dei dati.

Legenda relativa alle sigle utilizzate all’interno del documento:

CC / CDC	Centro di Costo
FTE	Full Time Equivalent
FTE Effettivo	FTE impiegato dalla Risorsa Umana sulle attività ad essa associate
FTE Richiesto	FTE richiesto da ogni singola attività.
TUM	Tempo Uomo Mensile espresso in ore/mese
TUM Effettivo	TUM impiegato dalla Risorsa Umana sull’attività X
TUM Richiesto	TUM richiesto per effettuare l’attività X
% SAT	Percentuale di Saturazione, ossia indica in quale % si impiega il 95% del FTE
H1 HRMS	Software di gestione del personale
H1 Supervisor	Tool di creazione dei Profili
FTE Calculator	Software di gestione dei carichi
QlikSense	Framework per l’analisi dei dati

2. Introduzione

2.1. Analisi Del Processo

In quest’ottica sono stati evidenziati i passaggi fondamentali del processo in gestione ad ogni Responsabile:

Ø Individuazione delle attività di II livello previste in relazione al Centro di Costo (CC) gestito per il periodo di pianificazione interessato;

Ø Definizione del carico di lavoro mensile (TUM) previsto per l’attività di II livello, con indicazione del relativo FTE annuo richiesto e del conseguente peso percentuale dell’attività nell’economia del CC;

Ø Individuazione delle risorse umane coinvolte nelle attività di II livello previste per il CC, con riferimento all’impegno da esse esprimibile in relazione alla percentuale di part-time (%PT) definita contrattualmente ed alla percentuale di assegnazione prevista sul CC gestito;

Ø Ripartizione del carico di lavoro relativo ad ogni attività di II livello sulle risorse umane coinvolte nelle attività del CC gestito, con relativo FTE annuo previsto;

Ø Verifica, per ogni singola attività gestita, dello scostamento tra il carico di lavoro mensile previsto ed il carico di lavoro espresso dalle risorse coinvolte, con definizione dello stato di copertura dell’attività ed individuazione di eventuale residuo ore esprimibile dalle risorse a vantaggio di altre attività.

L’implementazione delle strutture dati e delle procedure relative prevede l’utilizzo del gestionale H1 Hrms - opportunamente personalizzato - per la gestione operativa da parte dei Responsabili e della piattaforma di Business Intelligence HR Qlik Sense per l’esposizione dei dati aggregati: verrà valutato in modo condiviso quali informazioni essenziali al processo operativo dovranno essere rese disponibili nelle schermate operative rispetto al complesso di dati, visioni aggregate, grafici e riepiloghi consultabili in modo personalizzabile mediante Business Intelligence.

H1 Hrms: https://www.ebcconsulting.com/sistema-software-h1-hrms-gestione-risorse-umane-2015.html

Business Intelligence HR: https://www.ebcconsulting.com/business-intelligence-hr-per-la-direzione-risorse-umane.html

2.2. Strutture Dati

Data la natura relazionale della base dati predisposta, le informazioni precedentemente gestite in griglie Excel complessive sono state articolate in tabelle, tra le quali sono state definite le opportune relazioni per permettere una gestione dove possibile più agevole e flessibile ed un maggior controllo rispetto alla soluzione precedentemente utilizzata (Excel).

Gestione anagrafiche

Per quanto concerne la gestione delle informazioni anagrafiche delle risorse sono state utilizzate le funzionalità nativamente presenti in H1 Hrms, che permettono di registrare per ogni soggetto:

§ Dati anagrafici di base e stato dell’anagrafica rispetto all’Azienda;

§ Inquadramento contrattuale e percentuale di part-time (%PT);

§ Partecipazione percentuale su uno o più centri di costo;

§ Fruizione della legge 104;

§ Costo orario.

Informazioni di gestione del processo

In relazione alle ulteriori informazioni necessarie alla gestione del processo, sono state predisposte tabelle dedicate:

Tabella Attività II Livello

Nella quale ogni Responsabile (o l’ADMIN) può:

- indicare le attività di II livello previste per il suo CC, corredate di codice univoco per identificare l’attività in relazione al CC gestito;

- definire le attività di I livello a cui ogni attività fa riferimento;

- indicare eventuali indici Produzione o Struttura collegati all’attività.

Tabella Attività I livello

Nella quale vengono specificate le attività di I livello a cui poter collegare le attività di II livello gestite dall’ADMIN.

Tabella Master

Nella quale viene indicata la pianificazione standard prevista su base annuale a cui tutte le successive pianificazioni annuali specifiche faranno riferimento (si veda il paragrafo dedicato).

Tabella Annuale

Articolata in mesi, permette ad ogni Responsabile di indicare la pianificazione prevista su base annuale, con riferimento ad una specifica annualità, in relazione alle ore richieste per le attività gestite in relazione al proprio CC.

Tabella Risorse

Nella quale ogni Responsabile può indicare per ogni risorsa gestita, in relazione ad una specifica mensilità, le ore dedicate ad ogni singola attività di II livello prevista sul CC gestito.

VALUTAZIONE E MAPPATURA DELLE COMPETENZE DEL PERSONALE

All’interno delle organizzazioni sia pubbliche sia private dove la flessibilità dei processi del personale sono uno dei principali fattori di stabilità e crescita economia la Mappatura e la Valutazione delle Competenze delle Risorse Umane diventa importante e strategico riconoscere la dimensione, le caratteristiche e l’apporto professionale di ciascun individuo presente, il contributo professionale ed in definitiva il Capitale Intellettuale composto da conoscenze e da competenze (Knowledge base).

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Ogni persona presente nell’organizzazione possiede quindi capacità individuali per esprimere il proprio valore in relazione alle esigenze della posizione che ricopre, che ricoprirà e che comunque nel suo complesso l’azienda gli chiede.

Il patrimonio personale di ciascuno, relativo a competenze ed a conoscenze compone il patrimonio intellettuale dell’azienda, un asset che negli ultimi anni viene anche valutato in fase, per esempio, di vendita dell’azienda.

Non censire, sottovalutare o perdere queste condizioni di espressione del valore della persona significa non valorizzare correttamente le risorse umane presenti con il grande rischio di non rendersi conto di chi è allineato, di chi è potenzialmente importante, di chi necessita di formazione particolare di chi è insostituibile ecc.ecc. Inoltre, in ciascuna fase di analisi e valutazione di nuove risorse da inserire, non si avrebbe un quadro completo e chiaro su cosa cercare.

La valutazione delle competenze aiuta inoltre l’azienda a sopravvivere ed a crescere, dando i giusti segnali per agire tempestivamente adeguando il personale alle esigenze interne di processo e di produzione, nel rispetto degli obiettivi aziendali, analizzando mansioni, compiti, posizioni e ruoli presenti.

I moderni strumenti di Business Intelligence Hr, in ambito valutazione delle competenze, consentono inoltre di analizzare le tendenze delle risorse umane, dove crescono maggiormente, dove invece non crescono, quali vantaggi competitivi stiamo raggiungendo grazie alla formazione ed all’analisi dei soggetti.

MAPPATURA DELLE COMPETENZE

Alla base di una completa gestione della valutazione c’è la creazione di un Modello aziendale, basato principalmente sull’individuazione delle competenze necessarie per ciascun ruolo, si parla infatti di MATPPATURA DELLE COMPETENZE SUI RUOLI.

Grazie alla Mappatura delle Competenze è possibile poi, in seguito alla loro gestione e valutazione, raggiungere le performance del personale desiderate, avendo quindi fattori da misurare. Gli stessi processi aziendali, obiettivi ed attività sono strettamente legate ai modelli di mappatura che andranno ad essere collegati con il personale presente.

RUOLO ED ORGANIGRAMMA

Per ogni ruolo aziendale sarà quindi possibile associare il modello delle competenze studiato così da assegnare lo stesso modello al personale collegato allo stesso ruolo.

All’interno dell’organigramma aziendale verranno quindi associate alle varie posizioni i relativi ruoli, uno ad uno. I soggetti inseriti a livello organizzativo erediteranno le competenze collegate, facenti parte del modello.

Ogni persona dell’azienda dovrà essere competente per la posizione che ricopre; questa condizione, se raggiunta, permetterà all’organizzazione di raggiungere gli scopi di “produzione” in senso generale, con il minor sforzo possibile.

Il sistema H1 Hrms consente di:

Definire la lista delle competenze presenti in azienda, quindi associate alle varie posizioni.
Classificare e definire le competenze con numerosi attributi, come la tipologia, l’area di competenza, il valore minimo da raggiungere, se indispensabile o meno.
Agganciare le competenze ai singoli ruoli, sviluppando di fatto la Mappatura delle Competenze. Per ogni competenza è possibile inserire il peso della stessa rispetto alle altre, la tipologia, la classe, il periodo in giorni di scadenza (per avere anche una gestione delle date di scadenza delle competenze; funzione spesso richiesta per tenere sotto controllo le valutazioni del personale.
Agganciare il ruolo alla posizione di organigramma, per attribuire il modello risultante ai soggetti inseriti nella struttura organizzativa. Con questa modalità il soggetto eredita tutte le varie condizioni della posizione, tra le quali il modello delle competenze.
Visualizzare le competenze espresse rispetto alle competenze richieste. Analisi dei gap e visualizzazione delle attività formative necessarie a colmarli.
La Business Intelligence HR consente di analizzare tutti i parametri delle competenze, della loro gestione, mappatura e valutazione in modo semplice e veloce, grazie a sequenze di filtri impotabili dall’operatore con un semplice clik.
Storicizzare tutti gli andamenti; ogni variazione genera una riga di storico a favore delle successive analisi e visione tendenze.
Il modulo della Formazione consente inoltre di associare alle attività formative le competenze in sviluppo, così da eseguire sia gli aggiornamenti delle schede personali dei partecipanti sia la valutazione post formazione di efficacia del corso stesso.
Il portale Hr (HR BOOK) consente al soggetto singolo di visualizzare le sue competenze, visualizzare le competenze richieste dalla sua (una o più) posizione, inserire autonomamente nuove competenza dalla tabella aziendale oppure inserire ulteriori competenze auto generate. Questa nuova sezione permette all’azienda di rintracciare conoscenze nuove, espresse direttamente dai singoli.