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Determinazione costi del personale con il sistema H1 Hrms

Il costo del lavoro e la sua determinazione esatta diventano sempre più importanti per la funzione Risorse Umane dell’azienda e dell’organizzazione per poter supportare tutte le altre funzioni, con dati basilari per numerose attività di programmazione.

Le singole buste paga mostrano i costi visibili del personale ma sono molto distanti dal valore finale del costo del lavoro. La determinazione del costo esatto del personale risulta quindi essere molto complessa essendo composta da numerose voci spesso difficili da individuare, a volte nemmeno conosciute dagli addetti ai lavori.

Ogni datore di lavoro, ogni azienda, avrà quindi l’esigenza di stabilire precisamente il costo di esercizio della propria attività e l’esatto costo del personale. Il calcolo semplice tramite la somma delle buste paga, anche se si considerano i valori lordi, è assolutamente non corretto, non comprende numerose altre voci in seguito descritte nel dettaglio.

I sistemi H1 Hrms tendono a facilitare il compito degli operatori avendo internamente contenuti e modelli che già considerano numerose voci di costo del lavoro. Per esempio, per semplificare, il costo indiretto del personale in formazione, i costi della formazione, i costi della selezione del personale, i costi di progettazione e gestione modelli di valutazione…. Solo per citarne alcuni.

Una considerazione ponderata di tutti i parametri interessati potrà finalmente avvicinare la Direzione Risorse Umane ad avere un costo del lavoro del personale che potrà dare anche il tanto desiderato costo orario, molto usato per tutta la preventivazione sia operativa di prodotto sia organizzativa.
La Base dati di H1 Hrms può recepire dati da qualsiasi sistema Payroll sul mercato, con procedure automatiche collaudate e sicure.

I dati ed i sistemi software H1 Hrms possono essere forniti on site oppure in modalità Cloud per evitare qualsiasi presenza in azienda di dati sensibili come retribuzioni, premi, MBO e budget del personale.

Il costo del lavoro del personale è generalmente formato da:

1. Retribuzioni corrisposte al personale
2. Contributi sociali a carico dell’azienda
3. TFR Trattamento di fine rapporto
4. Valori assicurativi
5. Altri costi per servizi e prestazioni dell’area del personale

COSTO DEL LAVORO = VALORE LORDO + VALORE DEI CONTRIBUTI + ALTRI COSTI ED ONERI DEL PERSONALE

Elementi che concorrono alla formazione del costo del lavoro del personale
Per determinare con precisione il costo del lavoro del personale devono essere considerate tutte le voci indicate:

1. Retribuzioni del personale a tempo determinato ed a tempo indeterminato;
2. Valori economici corrisposti a consulenti e collaboratori a tutti i livelli;
3. Valori economici corrisposti a studi di consulenza per attività collegate al personale, come eventuali studi di elaborazione paghe, ufficio legale esterno per pratiche del personale, ecc.ecc;
4. Valori economici corrisposti a studi di consulenza area risorse umane per attività di progettazione, realizzazione e gestione modelli di analisi, di valutazione e di controllo del personale;
5. Valori economici per l’acquisto di strumenti a favore della gestione del personale, come software Hr, modelli organizzativi, integrazione di sistemi diversi, consulenza HR;
6. Valori economici corrisposti a personale in ingresso, ad esempio in stage;
7. Valori economici corrisposti a società di consulenza per le attività di ricerca e selezione del personale;
8. Valori economici corrisposti a società di consulenza in ambito analisi dati, business intelligence Hr, per la realizzazione di sistemi di integrazione e controllo dati delle risorse umane;
9. Assegni per il nucleo familiare - assegni per il nucleo familiare al personale dipendente (in eventuali casi di personale operante all’estero si devono includere anche le maggiorazioni per i carichi famigliari);
10. Gestione mense – costi relativi al ristoro ordinario del personale;
11. Buoni pasto – costo di acquisto e gestione dei buoni pasto per il personale che ne usufruisce, in alternativa alla mensa interna aziendale;
12. Formazione del personale – valori economici relativi alla progettazione, organizzazione e gestione delle attività formative del personale, compresi tutti gli oneri destinati alla retribuzione dei docenti;
13. I costi indiretti della formazione, ovvero il valore retribuito ai partecipanti che, durante la formazione, non lavorano e sono per esempio in aula, non devono essere considerati in questa fase, in quanto fanno già parte della retribuzione base. I costi indiretti della formazione, invece, devono essere considerati nella rendicontazione dei SOLI costi di formazione del personale;
14. I costi diretti della formazione, come spostamenti per recarsi in aula, costi dei docenti, costi di ristoro specifico in ambito formativo, costo di materiale specifico per la formazione, ecc.ecc. devono essere comunque considerati nella determinazione del costo generale del lavoro del personale;
15. Benessere del personale – tutti i costi sostenuti dell’organizzazione per il miglioramento della situazione generale del personale come, per esempio:a) Adozione di programmi specifici di Wellfare; b) Prodotti interni ad uso, anche gratuito o semi gratuito, del personale, come latte, caffè, acqua minerale, prodotti di consumo non legati alle specifiche attività lavorative; c) Costi per il benessere del personale; d) Costi per attività sanitarie distribuite al personale.
16. Indennizzi al personale;
17. Costi per le società di somministrazione lavoro temporaneo – i vari costi accessori elevati dalle società di somministrazione di personale temporaneo devono essere considerate;
18. Assicurazioni generali – extra busta paga;
19. Contratti di collaborazione coordinata e continuativa - tutti i costi e le spese sostenute per i contratti di collaborazione coordinata continuativa, comprendendo anche tutti gli eventuali contributi agli enti previdenziali ed assicurativi obbligatori;
20. Costi per formazione e sicurezza in ambito medicina del lavoro e sicurezza aziendale – tutti i costi relativi ad attività, materiale e processi interni legati alla sicurezza ed alla medicina del lavoro, a cui il personale partecipa e/o usufruisce per il rispetto delle normative ed in generale per la gestione HR.
21. Indennità riservate al personale in missione ed in trasferimento;
22. Valori economici delle quote annue di accantonamento del TFR o altre indennità di fine servizio.

Richiedi il test di valutazione riduzione costi del personale

Il software H1 Hrms – Modulo Budget del Personale - consente alle aziende (alle organizzazioni) la possibilità di visualizzare la situazione economica del passato e prevederne i valori del futuro, potendo agire con correttivi tipici della attività di budgeting, circa l'evoluzione del costo del personale in riferimento alle varie componenti (valutazione, storico, elementi retributivi contrattuali, MBO, incrementi) potendo anche simulare ingressi ed uscite di personale, modifiche di retribuzioni, aumenti, variabili, spalmaggi periodici.

Il sistema acquisisce mese dopo mese la situazione economica e contrattuale del personale gestito e compone il data base DWH del modulo Budget del Personale. I costi del personale vengono quindi espressi ed esplosi nelle varie modalità, per fornire una visione e gestione ottimale.
L’aggiornamento dei dati ATTUALI è automatico: mese dopo mese, acquisisce i dati da qualsiasi sistema software paghe ed amministrazione del personale presente in azienda. Un servizio automatico procede ad importare tutti i dati necessari.

Il sistema mostra sempre i dati PREVISTI dal Budget del personale, così da vedere, mese dopo mese, gli avvicendamenti ed eventuali scostamenti dei valori.
L'analisi degli scostamenti del costo reale del personale rispetto alle stime (inserite nel modulo Budget) consente alla Direzione HR una puntuale visione della situazione e la possibilità, anche grazie alla Business intelligence HR collegata, di adottare rapidamente tutte le misure necessarie.

Il Budget del Personale, per il controllo dei costi delle risorse umane in azienda, consente di avere, avendo una forte identificazione con l’area Risorse Umane di H1 Hrms, numerosi indicatori solitamente non presenti nei sistemi di pura amministrazione ma propri dei programmi di sviluppo. Una visione molto più vicina alle risorse umane intese come asset e non solo come costo.

Gestione delle scadenze del personale con il modulo Invii Automatici - specifiche dettagliate   

Il modulo aggiuntivo Invii Automatici di H1 Hrms consente all'utente di scegliere gli alert, tramite mail, da inviare e definire le politiche di invio. Il sistema provvederà ad inviare ai diversi destinatari il messaggio predefinito.

IMMAGINI DEL MODULO INVII AUTOMATICI

ESEMPIO DI SEZIONI SUPPORTATE DAL MODULO INVII AUTOMATICI

Scadenza file

Descrizione

Invia una mail al personale per i quali mancano xGG giorni alla data di scadenza dei file (di un determinato xIDTipo, come da tabella personalizzabile).

Parametri

• Tipologia del file collegato all'anagrafica
• Giorni di differenza tra la data odierna e la data di scadenza del file

Contestazioni

Descrizione

Invia una mail al personale con contestazioni per le quali mancano xGG giorni alla scadenza di una determinata data (tra quelle previste dal flusso di contestazione)

Parametri

• Giorni di differenza tra la data odierna e la data selezionata
• Data trasmissione contestazione, selezionata da questo elenco:
  • Data trasmissione contestazione (da parte dell’azienda verso il destinatario)
  • Data ricezione contestazione da parte del destinatario
  • Data presunta ricezione della giustificazione (da parte del destinatario)
  • Data di ricezione ufficiale della giustificazione (da parte del destinatario)
  • Data elevazione sanzione
  • Data applicazione sanzione
  • Cognome e nome del soggetto interessato
  • Descrizione Contestazione
  • Motivo Contestazione
  • Descrizione Sanzione

Campi che è possibile inserire nella mail

• Cognome e nome del soggetto interessato
• Descrizione Contestazione
• Motivo Contestazione
• Descrizione Sanzione

Competenze

Descrizione

Invia una mail ai soggetti per i quali mancano xGG giorni alla scadenza di una competenza.

Parametri

• Giorni di differenza tra la data odierna e la data di scadenza della competenza
• Cognome e nome del soggetto interessato
• Competenza
• Tipologia
• Valore competenza
• Data scadenza competenza

Campi che è possibile inserire nella mail

• Cognome e nome del soggetto interessato
• Competenza
• Tipologia
• Valore competenza
• Data scadenza competenza

Valutazioni

Descrizione

Invia una mail ai soggetti valutatori quando mancano xGG giorni alla scadenza di una valutazione.

Parametri

• Giorni di differenza tra la data odierna e la data di fine valutazione
• Cognome e nome valutatore
• Elenco dei valutati
• Data di fine valutazione

Campi che è possibile inserire nella mail

• Cognome e nome valutatore
• Elenco dei valutati
• Data di fine valutazione

Formazione

Descrizione

Invia una mail ai soggetti partecipanti ad un’edizione di un corso programmato quando mancano xGG giorni all’inizio di ciascuna data dell’edizione.

Parametri

• Giorni di differenza tra la data odierna e la data di inizio del corso
• Cognome e nome del discente
• Data di inizio del corso
• Codice corso
• Ora inizio e ora di fine

Campi che è possibile inserire nella mail

• Cognome e nome del discente
• Data di inizio del corso
• Codice corso
• Ora inizio e ora di fine

Richiesta formazione

Descrizione

Invia una mail ai soggetti partecipanti ad un corso quando mancano xGG giorni alla data di richiesta del corso.

Testo proposto:

In data #Datainserimento il sig./ra Richiedente ha richiesto di poter partecipare al corso TitoloCorso nel periodo dal PeriodoDAL al PeriodoAL

Parametri

• Giorni di differenza tra la data odierna e la data di inserimento richiesta del corso
• Cognome e nome del partecipante
• Cognome e nome del richiedente
• Data inserimento
• Titolo corso
• Periodo (dal/al)

Campi che è possibile inserire nella mail

• Cognome e nome del partecipante
• Cognome e nome del richiedente
• Data inserimento
• Titolo corso
• Periodo (dal/al)

Valutazione Fine Corso

Descrizione

Invia una mail ai soggetti partecipanti ad un corso il giorno successivo alla data di svolgimento dell''ultima data di edizione del corso, chiedendo di voler compilare la scheda di valutazione del corso.

Testo proposto:

Con la presente la preghiamo di voler compilare la scheda di valutazione del corso TitoloCorso da lei frequentato nel periodo dal PeriodoDal al PeriodoAl

NOTA: predisposto per EMAK

Parametri

• Giorni di differenza tra la data odierna e il giorno successivo alla data di svolgimento dell''ultima edizione del corso
• Cognome e nome del partecipante
• Titolo
• Periodo corso (dal/al)

Campi che è possibile inserire nella mail

• Cognome e nome del partecipante
• Titolo
• Periodo corso (dal/al)

Valutazione Efficacia Corso

Descrizione

Invia una mail ai soggetti che hanno subordinati che hanno partecipato ad un corso, 180 giorni dopo il corso, chiedendo loro di voler compilare la scheda di valutazione dell’efficacia del corso.

Testo proposto:

Con la presente la preghiamo di voler compilare la scheda di valutazione dell’efficacia del corso TitoloCorso svolto nel periodo dal PeriodoDAL al PeriodoAL per i soli partecipanti, dall’elenco generale seguente, che le sono attualmente subordinati:  Subordinati

Parametri

• Giorni di differenza tra la data odierna e la data di svolgimento dell''ultima edizione del corso + 180 giorni
• Elenco subordinati
• Titolo
• Periodo corso (dal/al)

Campi che è possibile inserire nella mail

• Elenco subordinati
• Titolo
• Periodo corso (dal/al)

Anzianità CV

Descrizione

Invia una mail ai soggetti (tipicamente candidati) per i quali sono trascorsi xGG giorni dalla data di ultimo aggiornamento (o primo aggiornamento) del CV.

Parametri

• Giorni di differenza tra la data odierna e la data di invio/aggiornamento dell''ultimo CV
• Cognome e nome del soggetto/candidato
• Giorni di anzianità del CV
• Data ultimo CV

Campi che è possibile inserire nella mail

1. CV in risposta ad annuncio

Descrizione

Invia una mail ai selezionatori quando un candidato risponde ad un annuncio associato ad una ricerca a cui il selezionatore è associato.

Parametri

(nessuno)

Campi che è possibile inserire nella mail

• Cognome e nome del soggetto/candidato
• Codice ricerca
• CV pervenuto in data

Scadenze generali

Descrizione

Invia una mail ai soggetti per i quali mancano xGG giorni alla data di scadenza per un determinato Tipo (recuperato da tabella).

Parametri

• Tipologia della scadenza
• Giorni di differenza tra la data odierna e la data di scadenza

Campi che è possibile inserire nella mail 

• Cognome e nome del soggetto interessato
• Scadenza
• Data di scadenza

Restituzione materiale

Descrizione

Invia una mail ai soggetti per i quali mancano xGG giorni alla data prevista di restituzione di materiale consegnato.

Parametri

• Giorni di differenza tra la data odierna e la data prevista di restituzione

Campi che è possibile inserire nella mail

• Cognome e nome del soggetto interessato
• Materiale
• Data prevista di restituzione

Scadenze materiale

Descrizione

Invia una mail al solo responsabile avvertendolo che mancano xGG giorni alla scadenza di un determinato materiale (es. bollo dell’auto aziendale).

Parametri

• Giorni di differenza tra la data odierna e la data di scadenza

Campi che è possibile inserire nella mail

• Materiale
• Famiglia
• Tipologia di materiale
• Data di scadenza

Visite mediche

Descrizione

Invia una mail ai soggetti per i quali mancano xGG giorni alla data di svolgimento di una visita per un determinato Tipo (recuperato da tabella).

Parametri

• Tipologia della visita
• Giorni di differenza tra la data odierna e la data di svolgimento della visita

Campi che è possibile inserire nella mail

• Cognome e nome del soggetto interessato
• Visita
• Causale
• Data di svolgimento

Scadenza contratto

Descrizione

Invia una mail ai soggetti per i quali mancano xGG giorni alla data di scadenza del contratto.

Parametri

• Giorni di differenza tra la data odierna e la data di scadenza del contratto

Campi che è possibile inserire nella mail

• Cognome e nome del soggetto interessato
• Data di scadenza del contratto

 Monitoraggio scadenze anagrafiche del personale

Scadenza periodo di prova

Descrizione

Invia una mail ai soggetti per i quali mancano xGG giorni alla data di scadenza del periodo di prova.

Parametri

• Giorni di differenza tra la data odierna e la data di fine prova

Campi che è possibile inserire nella mail

• Cognome e nome del soggetto interessato
• Data di scadenza del periodo di prova

Scadenza periodo di inserimento

Descrizione

Invia una mail ai soggetti per i quali mancano xGG giorni alla data di scadenza del periodo di inserimento.

Parametri

• Giorni di differenza tra la data odierna e la data di fine del periodo di inserimento

Campi che è possibile inserire nella mail

• Cognome e nome del soggetto interessato
• Data di scadenza del periodo di inserimento

Scadenza prossimo scatto

Descrizione

Invia una mail ai soggetti per i quali mancano xGG giorni alla data del prossimo scatto contrattuale.

Parametri

• Giorni di differenza tra la data odierna e la data del prossimo scatto

Campi che è possibile inserire nella mail

• Cognome e nome del soggetto interessato
• Data di scadenza del prossimo scatto

Social Hr è la nuova piattaforma per il networking aziendale

Social Hr è la nuova piattaforma per il networking aziendale.

Condividere dati, informazioni, processi ed eventi aziendali non è mai stato così semplice!

L’applicazione Social Hr, basata sul modulo base del gestionale H1 Hrms, consente a tutto il personale di curare il proprio profilo, aggiornando le informazioni personali ed il proprio curriculum vitae, condividendo news ed aggiornamenti, informando i colleghi sui propri spostamenti.

Consente inoltre di visualizzare il profilo e la timeline dei colleghi, contattarli, leggere le news aziendali e vedere l’organigramma (le relazioni funzionali in azienda).

Grazie alla possibilità di scambiare informazioni, conoscere i colleghi e con loro condividere informazioni aziendali e personali, permetterà all’ufficio personale di possedere tutte le informazioni necessarie per la gestione dei talenti.

Ogni soggetto ha una timeline che mostra le attività, le news e le operazioni aziendali che si desidera pubblicare. La bacheca riceverà automaticamente alcune informazioni inserite nel gestionale HR, quali ad esempio la frequentazione ad un corso, eventuali cambi di ruolo, ferie pianificate. Ogni utente potrà poi postare in autonomia immagini, suggerimenti e notifiche per i propri colleghi, migliorando la collaborazione tra colleghi.

La grafica, estremamente semplice ed intuitiva come i più comuni social, è stata studiata per consentire ad ogni soggetto aziendale di poter utilizzare l’applicazione senza necessità di formazione specifica. La visualizzazione - responsiva - si adatta a qualsiasi tipo di device, così da permettere l’utilizzo anche da smartphone e tablet.

L’organigramma mostra le relazioni funzionali tra le persone, consentendo di visualizzare rapidamente sedi, reparti, uffici e posizioni.

PORTALE RISORSE UMANE

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SCHEDA DEL PERSONALE, con accesso diretto alle varie sezioni collegate

DATI ANAGRAFICI personali

RICERCA SOGGETTI IN ANAGRAFICA, motore di ricerca per parametro

Il Motore di Ricerca di Social Hr permette di seguire ricerche sull'intera popolazione aziendale, per numerosi parametri, come Nome, Soprannome, Azienda, Settore, Reparto, Ubicazione sede, Ubicazione ufficio, Numero breve...ecc.ecc. Il motore di ricerca è in costante crescita sia nei parametri sia nella visualizzazione dei risultati.

 NEWS AZIENDALI E PERSONALI disponibili nella timeline del sistema 

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CURRICULUM DEL PERSONALE IN Social HR