RIDUZIONE DELLE COMPONENTI DI COMPLESSITA’ NEI PROGETTI DI INFORMATIZZAZIONE DELLE RISORSE UMANE

L’installazione ed avviamento di un software per la gestione delle risorse umane, integrato ai sistemi software di gestione dell’amministrazione del personale, presenta numerose componenti di complessità che riducono gravemente le possibilità di successo.

Negli anni 90 e 2000 i sistemi software Hr avevano dimensioni e moduli relativamente contenuti se si confrontano con le composizioni degli stessi attuali; i moduli e le funzioni erano più semplici, avevano subito molte meno personalizzazioni ed espansioni presenti e consolidate oggi, grazie all’imprinting dato dai clienti, al recepimento delle varie specifiche, all’aumento naturale delle funzioni che, maturando, diventano naturali.

Dal 1999 siamo impegnati nell’area dello studio e sviluppo di sistemi software per la gestione delle risorse umane, escluse le aree di amministrazione esterne al nostro know-how e troppo affollate, sempre più specializzati anche nell’importazione ed integrazione dei dati amministrativi, esigenza sempre espressa dalla  divisione HR per le attività di analisi, confronti multidimensionali, BI e reportistica in generale.

In oltre 15 anni di esperienza, quindi, abbiamo intervistato oltre 2000 aziende, se si considerano circa 150 incontri all’anno, e di tutte queste informazioni ne pubblichiamo resoconti che possono dare una idea al lettore delle tendenze delle organizzazioni tra i 100 ed i 2000 collaboratori mediamente.

I risultati principali delle nostre analisi evidenziano quasi sempre la mancanza di semplicità e velocità nell’implementare sistemi software per la gestione dello sviluppo delle risorse umane, a causa di numerosi fattori ormai noti  dove la necessità della loro eliminazione ci ha spinto, negli ultimi anni, ad avviare alcuni studi per la ricerca della riduzione delle componenti di complessità, con grande beneficio per il nostro parco clienti software e consulenza HR.

Le Organizzazioni pubbliche e private tendono a generare analisi di requisiti ampi e dettagliati che sempre richiedono enormi risorse per poterli soddisfare con il risultato che spesso nella maggior parte dei casi solo una piccola parte di questi raggiunge la totalità degli obiettivi e la soddisfazione degli addetti.

Spesso veniamo chiamati a sostituire prodotti di competitor, acquistati e mai avviati, con l’illusione da parte del cliente che il nostro sistema, o quello di altri, possa a differenza del primo, avere una sorta di auto avviamento, auto gestione…  Il problema, nella maggior parte dei casi, non sta nel prodotto ma nella errata analisi ed implementazione oltre che nelle poche risorse impiegate nell’implementazione.

Cosa determina questi insuccessi? Perché si acquistano software HR e non si riesce a farli partire?

Secondo noi le risposte, in ordine di importanza, sono:

1. Non si hanno risorse umane ed economiche a disposizione per avviare e seguire il sistema. Generalmente le aziende non attuano una completa gestione delle risorse umane e credono di poter iniziare semplicemente con il software HR. Senza energia qualsiasi prodotto/progetto non funziona. Non esistono prodotti che possono auto-implementarsi ed il successo spesso è proprio delle aziende che già prima dell’adozione di uno strumento avevano politiche di gestione e sviluppo del personale attive.

1. L’analisi delle esigenze aziendali non è corretta, quindi si introduce uno strumento che sarà lui stesso a dettare le procedure. Oppure, in caso contrario, le esigenze progettate – immaginate – desiderate sono troppo ampie e complesse.

1. Il sistema software acquistato non è adeguato pur avendo, sulla carta le specifiche richieste.

Il punto c) è spesso citato dalle organizzazioni ma è, secondo le nostre analisi, presente in una percentuale minima.

Cosa fare per aumentare la possibilità di successo di un progetto di informatizzazione della gestione HR?

In oltre 15 anni di esperienza nel campo della progettazione e sviluppo di sistemi software per le risorse umane, abbiamo riscontrato una serie di facilitatori e sistemi che possono aumentare la percentuale di successo, come ad esempio:

1. Analizzare le esigenze nel dettaglio, grazie all’affiancamento di consulenti esperti, con attività variabili in base alle stesse esigenze da analizzare. Questa pratica spesso individua, oltre a definire correttamente il focus, anche grandi riduzioni di costi in quanto assieme ad un consulente esperto è possibile trovare soluzioni più semplici e quindi meno costose.

L’azienda deve essere consapevole che minore è l’analisi iniziale maggiore è la possibilità di imprevisti e blocchi di progetto. Il tempo impiegato inizialmente per valutare le esigenze dell’azienda e soprattutto per ridurre le complessità generali grazie al supporto di un consulente HR e SW specializzato genera numerosi benefici tangibili nel tempo.

1. Attivare progetti graduali, iniziando da poche funzioni e programmando la crescita tenendo sotto controllo gli avanzamenti. Passaggi semplici e raggiungibili. Anche in questo caso l’azienda ottiene vantaggi sia operativi sia economici; inutile voler attivare tutto e subito in quanto le risorse necessarie non sarebbero disponibili.

1. Scegliere prodotti software con caratteristiche di semplicità ed integrazione evidenti, a ridotto numero di livelli di navigazione, con sistemi di business intelligence commerciali, con data base commerciali ed esplorabili facilmente anche dai sistemisti interni per eventuali altre operazioni successive. Inoltre con contratti che consentano operazioni di estrazione, esplorazione e lockout facilitate. Il contratto di fornitura del sistema in Cloud, per esempio, deve possedere clausole di uscita e di recupero dei propri dati anche in caso di contenzioso, essendo questi ultimi un valore, se implementati, molto più alto del sistema stesso. Scegliere sistemi che possano mantenere prodotti presenti oppure integrare prodotti futuri, quindi un contratto che preveda assistenza e tabelle di frontiera adeguate alla comunicazione con altri prodotti – Inutile acquisire sistemi chiusi, difficilmente integrabili, con logiche di ambienti/gruppi di prodotti mono marca in quanto non facilmente integrabili e con assistenza non volta a questa attività.

I responsabili Risorse Umane puntano sempre più sui software HR 

Secondo diverse recenti indagini è emerso che le aziende investono sempre più nell’informatizzazione del dipartimento HR: tale scelta di sviluppo sta infatti crescendo a livello esponenziale spinta anche dal fatto che molte aziende ancora non hanno SW HR attivi.

Al giorno d’oggi è infatti divenuto fondamentale riuscire a gestire il personale in modo strutturato, preciso ed organizzato. Basti pensare alla gestione dei corsi di formazione o anche alla semplice tracciabilità dei benefit aziendali: è facile comprendere come anche in aziende di medie dimensioni sia importante tenere traccia di tutti questi processi.

Inoltre, grazie all’utilizzo di software HR, è possibile instaurare un processo di gestione dei talenti e valutazione aziendale più preciso, veloce ed oggettivo: molti strumenti informatici prevedono modelli di valutazione strutturati da poter utilizzare periodicamente permettendo di archiviare i report ottenuti.

Uno degli aspetti principali dei software dedicati alla gestione del personale interno è la personalizzazione: dopo anni di lavoro, raccogliendo le opinioni dei nostri clienti, circa 170 / 180 incontri anno, è emerso che uno dei punti di forza dei software HR è la possibilità di modellarsi sulle esigenze aziendali, riuscendo finalmente a semplificare alcuni processi.

Fornire strumenti non personalizzabili o troppo complessi sarebbe non solo controproducente ma probabilmente inutile, con grande probabilità di interruzione del progetto: ogni azienda ha le proprie esigenze ed è indispensabile fornire strumenti adeguati/adeguabili al contesto di riferimento, sempre ricordando che è meglio un modello semplificato ma avviabile rispetto ad un modello completamente aderente ma troppo complesso.

Affidarsi alla tecnologia per la gestione del personale utilizzando strumenti ad hoc per le proprie necessità risulta quindi una scelta sempre più attuata: le possibilità di sviluppo che tali strumenti riescono ad apportare sono innumerevoli ed in continua ascesa, anche grazie alla continua riduzione dei costi di prodotto.

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H1 Hrms: il gestionale che semplifica i processi HR

Determinare la redditività dei progetti è spesso un problema, legato in gran parte alla difficoltà di determinare i costi del personale e incrociare questi dati con i dati di produzione o con i tempi delle attività. In questo video presentiamo i nostri strumenti di analisi.

VALORIZZARE LE RISORSE UMANE IN AZIENDA

Uno dei quesiti che si pone più spesso chi si occupa di risorse umane è come poter valorizzare al meglio il proprio personale.

Non è sempre facile comprendere i processi e le strategie da attuare per far sì’ che i propri collaboratori diano il meglio di sé, sentendosi allo stesso tempo pienamente soddisfatti e motivati.

Di seguito alcuni suggerimenti al fine di poter valorizzare al meglio le proprie risorse.

Dedicare tempo al personale interno

Il primo punto è il più importante. Spesso si dedica tempo alla gestione amministrativa del personale come gestione buste paga, permessi, presenze .., dimenticandosi di tutto il resto, lo sviluppo delle risorse umane.

E’ fondamentale impegnarsi nell’attuare sistemi di valutazione interno come ad esempio valutazione del clima aziendale, valutazione delle prestazioni, analisi delle competenze. Monitorare le proprie risorse è uno dei punti strategici per la crescita aziendale.

Analisi del clima organizzativo costi modalita e parametri analizzati 

Delineare degli obiettivi

Un lavoratore è più motivato se ha un obiettivo da raggiungere: lavorare con un traguardo, delineato secondo determinate scadenze, influisce positivamente sulla produttività. Correre con una meta è più performante che procedere in cerchio. Inoltre, è emerso come lavorare per obiettivi aumenti la proattività e l’organizzazione. E’’ fondamentale anche analizzare gli obiettivi assegnati: un dipendente che raggiunge troppo facilmente i propri goals probabilmente ha necessità di “alzare un po’ l’asticella” altrimenti è facile che si senta demotivato; al contrario bisogna analizzare attentamente i casi di non raggiungimento dei target assegnati attuando modifiche.

Processo MBO con il software H1 Hrms - Valutazione del Personale con Modalita Predefinite

Delineare sistemi incentivanti

E’ molto importante definire degli incentivi coerenti con la produttività lavorativa. Un dipendente che viene anche premiato in base al proprio operato sarà di conseguenza più motivato e spronato a conseguire risultati brillanti.

Investire nella formazione

Avere personale formato e continuamente aggiornato rappresenta un grande punto di forza. Bisogna comprendere che la formazione, e l’investimento sulla crescita delle proprie risorse, rappresenta spesso la chiave per l’intera crescita aziendale.

Selezionare con criticità le proprie risorse

Per valorizzare le proprie risorse bisogna anche saper inserire le giuste persone. Fondamentale instaurare un processo di selezione adeguato e strutturato avvalendosi, se possibile, anche di test per la selezione.

Conoscere ed analizzare i dati del personale

Per poter effettuare scelte, previsioni, nuovi scenari e scoprire informazioni ed indicatori determinanti è necessario disporre di una importante Business Intelligence Hr, spesso assente nelle aziende ma fondamentale per tutte le decisioni aziendali di valorizzazione del personale.

Condividere le informazione ed i processi – il social Hr Valorizza le Risorse Umane

Per poter avere a fattor comune le conoscenze, migliorare l’integrazione del personale, condividere processi ed informazioni e migliorare in generale i rapporti interpersonali in azienda diventa importante adottare un Social HR interaziendale.