Progettare ed organizzare i turni del personale con software EBC Consulting

I Turni di Lavoro del Personale 

Progettare, organizzare e gestire i turni operativi di lavoro del personale sia in aziende private sia in organizzazioni pubbliche risulta sempre più complesso essendo i vincoli, le regole, le abitudini e le indicazioni contrattuali sempre più stringenti e da rispettare nel dettaglio.

Il personale addetto alla programmazione dei turni si trova inoltre ad dovere concertare tutte le esigenze aziendali in termini di produzione, presenza del personale, competenze e ruoli degli addetti, attività molto articolata e tanto più complessa quanto più grande è l’organizzazione in cui si opera. MAGGIORI INFORMAZIONI DETTAGLIATE

La progettazione dei turni delle risorse umane quindi risulta essere sempre più strategica, con grandi margini di miglioramento continuo, con il grande compito di rispettare l’uguaglianza del personale e i loro diritti; una gestione non scientifica dei turni potrebbe generare problemi sindacali, malcontenti, contenzioso, riduzione delle performance del personale, aumento dei rischi, multe e penali per l’azienda ecc.ecc.

La Direzione organizzativa o di sviluppo delle Risorse Umane tende quindi a munirsi di software e modelli di gestione del personale, tra i quli i software dedicati alla turnistica ed i software dedicati allo sviluppo HR ed a Portali HR per condividere informazioni e processi con tutte le risorse gestite in turno.

Le soluzioni di gestioni turni del personale di EBC Consulting sono state inizialmente analizzate e sviluppate da addetti ai lavori desiderosi di automatizzare il più possibile un processo complesso. I sistemi disponibili possono avere un grado di automatizzazione graduale crescente dove l’utente può scegliere il punto preciso di arrivo facendo un giusto equilibrio tra prodotto – esigenze – risorse impiegate; lo sviluppo del prodotto turni ha raggiunto una tale ampiezza da potersi considerare, da numerosi anni, uno dei più completi software turni del mercato, industrializzato al punto da necessitare di rado di ulteriori modifiche e sviluppi per coprire completamente le esigenze dell’azienda e dell’organizzazione cliente.

Le numerose esperienza maturate in strutture di diversa tipologia e di diversa dimensione hanno completato il prodotto, come per esempio aziende in ambito logistica e distribuzione, aziende ospedaliere e sanitarie, strutture in ambito assistenziale, grandi aeroporti, call center, industrie di produzione, agenzie pubblicitarie e gestione eventi, testate giornalistiche, radio e televisioni, Polizie Municipali, controllo del territorio, enti militari, musei, consorzi e cooperative di servizi, enti ed organizzazioni di assistenza.

Il sistema software di gestione turni è direttamente collegato alle anagrafiche del sistema H1 Hrms (software per la gestione delle risorse umane) ai sistemi di presenze e controllo accessi di EBC Consulting ed a numerosi software di mercato - tutti i più diffusi sistemi software gestionali presenti in azienda. L’integrazione dei dati anagrafici e del personale, importanti per la programmazione dei turni, è comunque sempre realizzabile su tutti i prodotti sia del gruppo EBC Consulting sia di altri gruppi.

Il sistema Turni del Personale di EBC Consulting è un prodotto web based, scalabile progressivamente in base alle esigenze dell’azienda, di facile utilizzo grazie all’interfaccia studiata appositamente e collaudata da gruppi di test avanzati.

La distribuzione del software Turni di EBC Consulting è possibile sia in cloud computing sia on site, in base alle esigenze, così come tutti i software di gestione del personale e delle risorse umane attualmente distribuiti.

Il sistema turni consente di organizzare le indicazioni del personale soggetto alla turnazione e le attività da svolgere con nuove modalità semplici, rendendo rapida ed efficace la produzione dei piani periodici dei turni, gestendo in modo completo le risorse umane in turno, le attività, le conoscenze e ruoli e le postazioni di lavoro. In alcuni caso possono essere valutate anche altre dimensioni, interessate nella programmazione dei turni, su specifiche richieste dell’azienda e/o organizzazione.

Possono inoltre essere assistite le variazioni necessarie a seguito degli eventi che intervengono durante lo svolgimento delle attività, attività sempre più richiesta dal mercato di riferimento.

La programmazione dei turni del personale sono poi trasmessi ai sistemi di controllo accessi per la verifica delle timbrature del personale, così da evitare confronti manuali ancora, purtroppo, presenti in alcune aziende non informatizzate con grande spreco di tempo e possibilità di errori.

La Business Intelligence Hr – riferita al settore delle risorse umane TURNI DEL PERSONALE – supporta lo staff dell’ufficio personale nella visione complessiva della programmazione delle presente, così da dare anche evidenza ad eventuali anomalie, abitudini sbagliate e diseguaglianze nella progettazione dei turni, oltre  ad essere inviati alle divisioni amministrative e contabili dell’azienda per le opportune verifiche e/o acquisizioni.

Gestione dei Profili utenti per la programmazione dei turni hr

In base alla struttura organizzativa, organigramma del personale, possono essere definiti i vari profili utenti, ai quali singolarmente e per gruppi, vengono date le politiche di accesso alle varie funzionalità del software: partendo dal supervisore generale (possibilità di creare aziende e definire nuovi utenti) fino al profilo dell’operativo che possiede solo  la  funzione di stampare la lista dei turni del personale.

Gestione del personale coinvolto nella programmazione dei turni

Tutti i dati anagrafici del personale e le informazioni importante ai fini della programmazione della turnazione aziendale del personale sono utilizzate dal software in tutte le singole fasi dell’elaborazione dei turni di lavoro; questa integrazione anche con altri sistemi, per esempio il software H1 Hrms, migliora la base delle informazioni così da accedere istantaneamente alle varie registrazioni di eccezioni, trattamenti particolari, regole singole e di gruppo, normative ecc.ecc. concorrenti sempre nella programmazione del personale che oltre alla qualifica principale, prevista nel mansionario aziendale, può avere ulteriori specifiche aggiuntive importanti per chi programma il personale e per lo stesso sistema che ne deve tener conto.

Il software di EBC Consulting per la programmazione dei turni riesce a stabilire, grazie a tutti i dati del personale presenti, delle graduatorie di “situazioni idali” per utilizzare alcuni soggetti al posto di altri, grazie alle condizioni che determinano un soggetto come ottimale per svolgere alcune mansioni oppure non idoneo.

Queste funzioni di ricerca della persona ideale a svolgere un turno, anche con gradienti via via sempre meno completi, vengono utilizzate dal sistema per la ricerca di soggetti alternativi alla copertura di un determinato turno, magari rimasto scoperto per assenza del soggetto predestinato.

La gestione organizzata dei turni incrementa viene anche collegata a contatoti di ferie e permessi, riposi, recuperi, straordinari e monte ore, per avere una gestione e visione complessiva della situazione del personale coinvolto.

Turni del personale e Fasce orarie – assegnazioni – definizioni

Il sistema non ha alcun limite nella fasce orarie di turni del personale, le indicazioni sono:

• Orario di inizio del turno
• Orario di fine del turno
• Fine e durata complessiva del turno
• Differenziale orario tra i vari turni
• Periodo di validità
• Periodo di invalidità
• Definizione dei reparti
• Assegnazione dei turni ai reparti
• Assegnazione degli operatori ai vari turni disponibili
• Definizione dei raggruppamenti dei soggetti
• Assegnazione singola
• Indicazione del fabbisogno quantitativo e qualitativo in base alle qualifiche ed al personale.

Ogni fabbisogno di personale e di turno possono avere sotto differenziazioni in base ai giorni della settimana, giorni dell’anno, periodi speciali, festività, altre condizioni aggiuntive.

L’assegnazione del personale può essere anche a livello di singolo nominativo, così come è possibile escludere alcuni soggetti su alcuni turni , periodi, posizioni…. Per periodi di validità dei vincoli che potrebbero avere anche una scadenza.

Le matrici dei turni del personale

Le matrici dei turni del personale possono massimizzare la flessibilità generale del software rendendolo di facile ed immediato utilizzo in organizzazioni in cui la programmazione segue una turnazione rigida.

La matrice viene quindi generata prestabilendo la sequenza di turni del personale (e dei riposi) e verrà ripetuta ciclicamente, programmando gli operatori all’interno della sequenza con ripetizione perpetua ed automatica. Alcune flessibilità possono essere inserite, come posizioni vuote o inversamente posizioni con più di una fascia oraria. La stessa matrice ha facoltà di essere associata alla singola persona o a gruppi/squadre ed avere una determinata validità temporale.

Assegnazione dinamica dei turni del personale

Una seconda modalità di programmazione dei turni di lavoro è quella dinamica: in questo caso l’elemento centrale sono i fabbisogni della struttura. Per ogni singolo turno, in base ad una ben definita priorità, l’applicazione va a soddisfare l’esigenza quantitativa e qualitativa di personale selezionando gli operatori che verificano tutte le condizioni impostate (in termini di differenziale orario, di qualifiche, di esclusioni da turno ecc..) e, fra questi, assegnandoli ai turni in base a criteri di tipo statistico, che garantiscono, sul lungo periodo, una distribuzione uniforme delle fasce orarie.

Strumento fondamentale di questo tipo di assegnazione sono le regole. Infatti, mediante regole opportunamente definite, è possibile imporre delle condizioni sulla base dei turni svolti dall’operatore nei giorni, settimane o mesi precedenti. (ad esempio stabilendo l’impossibilità di lavorare di domenica per gli operatori in servizio nella domenica precedente).  

Piani di lavoro del personale in turnazione

Nello svolgimento dell’attività, può essere necessario affrontare periodi con picchi di lavoro o dover far fronte a dei fabbisogni fortemente dipendenti da fattori contingenti. Nell’ottica della massimizzazione delle risorse umane, la determinazione dei fabbisogni di personale e la conseguente pianificazione dei turni di lavoro sulla base degli impegni assunti o dei piani produzione, diventa elemento essenziale per la corretta gestione. Questo modulo consente di definire piani di lavoro con fabbisogni del tutto differenti. Andando ad elaborare i turni si deve semplicemente specificare quale piano si intende esplodere. In questo modo è possibile gestire situazioni assai diverse senza modifiche sostanziali ai parametri generali. Questa funzionalità consente di definire piani di lavoro accedendo anche alle informazioni provenienti da altre applicazioni, come la gestione degli ordini di produzione,  dei centralini di call-center, dello scheduling del traffico aereo, delle prenotazioni per visite ambulatoriali, ecc.

Elaborazione dei turni

Il sistema software di gestione dei turni di EBC Consulting si basa sul componente di elaborazione a cui fanno riferimento tutte le indicazioni sopra espresse. Il componente di elaborazione dei turni consente di elaborare il calendario periodico dei turni senza limiti alcun limite temporale, indicando l’intervallo da data a data. 

Gestione Dei Turni del personale

Al termine della progettazione e programmazione dei turni si entra nella fase della gestione quotidiana con numerose possibili azioni e variabili, come:

• Cambi turno
• Copertura di turni scoperti,
• Inserimento nuove assenze programmate
• Inserimento nuovi fabbisogni di nuovi turni del personale
• Modifiche

Ogni attività viene memorizzata nel sistema.

La copertura di turni scoperti può essere effettuata manualmente oppure richiedendo all’applicazione la copertura ottimale. L’applicazione propone la soluzione sulla base di tutti i parametri, le caratteristiche del personale e le regole specificate.

Assenze e Piano Ferie del personale

Il sistema di gestione turni di EBC Consulting consente anche la  pianificazione e la gestione delle assenze e dei piani ferie del personale.

Il periodo di assenza di uno o più soggetti può essere inserito mediante un’apposita maschera o direttamente sui piani di gestione; in ambedue i casi vengono memorizzate nella scheda dell’operatore e vanno a formare tutta la storia dei turni, delle assenze e delle ferie effettuati dal soggetto.

Nell’inserimento delle ferie l’applicazione consente di visualizzare i periodi di ferie goduti dall’operatore negli anni precedenti e di individuare in anticipo i giorni in cui l’assenza che si va ad inserire comporta una presenza di operatori in possesso di una certa qualifica al di sotto di una soglia di criticità definita. La possibilità inoltre di elaborare e cancellare i turni assegnati e quindi di fare simulazioni del tutto realistiche consente di esaminare con anticipo la situazione della copertura dei turni di lavoro dei periodi di ferie, e permette una migliore organizzazione dell’attività e di superare agevolmente i disagi altrimenti conseguenti.

Pubblicazione dei turni di lavoro

L’applicazione dispone di un’ampia gamma di stampe. Il tradizionale ordine di servizio, giornaliero, settimanale o mensile può prevedere la visualizzazioni di informazioni estremamente importanti come il totale delle ore lavorate e la differenza con quanto previsto dal contratto di ogni operatore od ad esempio la mansione specifica con cui è stato assegnato al turno. Alternativamente è possibile visualizzare un prospetto ordinato in base ai turni della giornata 

Report e Statistiche

Viste le diverse esigenze strutturali alle attività specifiche dell’utente, la parte della reportistica è stata curata con la massima attenzione. La flessibilità e la semplicità di accesso alle informazioni sono state l’elemento più importante di cui si è tenuto conto nella fase di progettazione di questo modulo. L’utente si costruisce autonomamente i report selezionando le informazioni che questo deve contenere ed il modo in cui devono essere organizzate. I risultati di queste statistiche possono essere esportate verso il mondo Microsoft Office o verso le più comuni applicazioni gestionali.

Uno degli esempi di utilizzo del modulo di generazione delle statistiche può essere l’associazione di costi ai singoli turni, diversificando tali valori anche in relazione all’operatore assegnato al turno, con la possibilità quindi di verificare l’ammontare totale dei costi dei turni di lavoro, rendendo l’applicazione uno dei componenti più importanti del Controllo di Gestione.

Collegamento con Rilevazione delle Presenze

La possibilità di esportare verso il sistema di Rilevazione delle Presenze i turni elaborati e ricevere dallo stesso i dati relativi alle timbrature, permette di avere il quadro on-line degli operatori presenti anche nelle sedi periferiche e consentire una giornaliera comunicazione dei dati agli uffici preposti. L’applicazione preposta al rilevamento presenze, potendo confrontare le informazioni provenienti dai rilevatori con i turni pianificati, non incorre nella possibilità di presentare anomalie. 

Infoturni on line del personale

Il sistema software di gestione turni del personale di EBC Consulting prevede un apposito modulo che consente al personale turnista gestito dall’applicazione ed eventualmente autorizzato, di visualizzare i propri turni, di inoltrare richieste di ferie cambi turno ecc., e di seguirne l’esito. Queste richieste vengono raccolte dall’applicazione principale e l’utente, se abilitato, ha la facoltà di approvare e rendere effettive, così da inserirle automaticamente nei piani di gestione, o di respingerle. Il personale può accedere a questo modulo tramite la Intranet aziendale od anche da Internet.  Naturalmente di tutto ciò rimane memoria nel database dell’applicazione rendendo evidente i vantaggi della procedura rispetto alle usuali modalità, tipicamente cartacee, di comunicazione, inoltro e archiviazione delle richieste degli operatori.

MODULI SOFTWARE TURNI

Il sistema software di gestione turni è composto da quattro moduli funzionali:

• Base – Il modulo è il componente principale del software e contiene tutta la struttura parametrica per la configurazione del software, necessaria per elaborare i piani di assegnazione dei turni di lavoro.
• Avanzato – Il modulo comprende funzionalità aggiuntive di gestione giornaliera dei turni assegnati agli operatori; funzionalità di configurazione, elaborazione e gestione delle attività associate e non ai turni di lavoro; creazione ed elaborazione dei Piani di Lavoro (strumenti per la gestione avanzata della variabilità dei fabbisogno dei turni di lavoro).
• Comunicazioni – Il modulo consente l’integrazione del software con altri sistemi aziendali utilizzati per la gestione del personale, quali ad esempio i sistemi di rilevazione e gestione delle presenze. Permette lo scambio di informazioni sulle anagrafiche degli operatori e sui turni assegnati a questi ultimi. Lo scambio di dati può essere gestito manualmente oppure tramite task automatizzati di schedulazione. Comprende anche tutte le funzionalità di gestione periodica dei turni assegnati agli operatori ed i report di stampa per la pubblicazione dei turni.

• Infoturni – Il modulo comprende le funzionalità di accesso alla procedura da parte dei singoli dipendenti (operatori in turno) per le attività di consultazione dei turni assegnati e di interrogazione sulla propria situazione in merito ai giustificativi di assenza gestiti dalla procedura base. Prevede altresì la possibilità per i dipendenti di inoltrare richieste per effettuare cambi e-o spostamenti sui turni assegnati, e richieste di ferie ed altre tipologie di assenze gestite dalla procedura base.

Per qualsiasi informazione