La valutazione del personale con il software - Performance HR

Perché ricorrere a schede cartacee o a file Excel? Migliora i processi con H1 Hrms

Gestire le prestazioni dei dipendenti non è mai stato così difficile come in questo periodo. Di fronte ad una forte concorrenza sul mercato, spesso da affrontare con budget limitati, le aziende devono mettere a punto con particolare attenzione un sistema di performance management, altrimenti rischiano di rimanere indietro. Anche, e soprattutto, quelle più piccole.

Per avere successo, le aziende hanno bisogno di una forza lavoro che capisca chiaramente gli obiettivi strategici di business e che sia in grado di adattarsi rapidamente all’evoluzione delle esigenze aziendali.

Quando i manager hanno in mano una efficace soluzione per la gestione delle prestazioni dei dipendenti, possono allineare le loro attività con la strategia organizzativa, monitorando le prestazioni e fornendo un continuo e significativo feedback di aiuto alla gestione della complessità.

H1 Hrms Modulo Performance HR è il modulo completo per la misurazione delle performance del personale.

SuccessFactors Performance & Goals offre un'interfaccia intuitiva ed una forte capacità di innovazione attraverso funzioni di valutazione del team, calibrazione, controllo sulle parole utilizzate, librerie di obbiettivi, un assistente automatico alla scrittura.          

H1 Hrms Performance HR aiuta a garantire che le organizzazioni assegnino obiettivi chiari ed allineati ai dipendenti e soprattutto aiuta ad avere una valutazione accurata delle loro prestazioni. 

Un aiuto ai Manager per agevolare la crescita dei collaboratori partendo da un feedback preciso e significativo: H1 Hrms Performance ti permette di:

• Valutare visivamente le prestazioni dell’intero team identificando facilmente i top performer, utilizzando la funzione di valutazione del team;
• Sfruttare le funzioni di Feedback 360° per contribuire ad aumentare l'accuratezza e l'efficacia delle valutazioni;
• Utilizzare gli strumenti di scrittura assistita e di Coaching Advisor per aiutare i manager ad eliminare il blocco dello scrittore fornendo così un feedback più significativo;
• Sollecitare il feedback attraverso una funzione integrata di "Richiesta di Feedback" (commenti, non voti) che rende più facile la successiva valutazione;
• Migliorare il dialogo e l’apprendimento continuo;
• Confrontare visivamente le prestazioni dei collaboratori;
• Ridurre i rischi di errore e garantire il rispetto delle policy mediante strumenti di controllo del testo;
• Accedere rapidamente a cruscotti intuitivi a supporto delle decisioni;
• Creare una cultura di pay-per-performance. 

Creare un processo di valutazione più accurato, chiaro e coinvolgente: le funzioni di H1 Hrms Performance Hr:

• Un’interfaccia facile da usare, di nuova generazione, che permette una rapida partecipazione dell’utente e un maggiore impegno;
• Assistente di scrittura, feedback 360°, percorsi di revisione configurabili che trasformano il processo in un prezioso ciclo di feedback continuo tra manager, subalterni e colleghi dello stesso livello;
• Integrazione con Microsoft Outlook, per consentire agli utenti di aggiungere istantaneamente promemoria di Outlook, in modo da sollecitare e raccogliere feedback in maniera facile dai colleghi;
• Valutazione e panoramica, che aiutano i manager a garantire coerenza ed equità all'interno del team;
• una libreria di oltre 500 obiettivi specifici, misurabili e realistici;
• strumenti intuitivi per dare continuità agli sforzi lavorativi del dipendente;
• strumenti di controllo del testo che aiutano a uniformarsi con le normative locali.

Contattaci per maggiori informazioni.

Valutazione della motivazione del personale in azienda

All’interno di un contesto aziendale risulta sempre più importante valutare la motivazione del personale ed  eventualmente incrementarla.

Si sente spesso parlare di creare un buon clima lavorativo e di mantenere alta la motivazione ed il benessere del personale aziendale, ma ciò non risulta semplice soprattutto se la direzione Hr non utilizza supporti e modelli adeguati.

I direttori del personale si trovano il più delle volte a non avere gli strumenti adatti per poter rilevare la motivazione della popolazione aziendale e di conseguenza sono impossibilitati ad attuare qualsiasi progetto interno.

Diventa fondamentale fornire a chi si occupa di risorse umane un supporto per agire su tale aspetto: un’azienda con personale motivato e soddisfatto sia del clima lavorativo in genere sia dei rapporti interpersonali aziendali, difficilmente vivrà momenti di crisi interna.

Un supporto in tal senso si può trovare in uno strumento informatico in grado di gestire sia la parte di rilevazione della motivazione interna aziendale sia l’eventuale successivo piano di intervento.

ESEMPI DI SCHEDE DI VALUTAZIONE DELLA MOTIVAZIONE DEL PERSONALE:

Scheda di valutazione per la motivazione inerente l’attività lavorativa

Scheda di valutazione per la motivazione inerente il contesto lavorativo 

Rilevazione della motivazione

Per quanto riguarda la rilevazione della motivazione del personale sono disponibili numerosi test in grado di indagare essenzialmente due tipologie di spinte motivazionali:

• 1-      Motivazione verso il proprio lavoro inteso come attività lavorativa e mansioni;
• 2-      Motivazione per il contesto lavorativo (rapporti interpersonali e clima lavorativo).

Motivazione per la propria attività lavorativa

Un dipendente soddisfatto per le proprie mansioni ed i propri compiti sarà, con buone probabilità, un buon lavoratore. Sentirsi appagati per quello che si fa ogni giorno, non aver alcuna remora nel mettersi in gioco, ritenersi pienamente in grado di affrontare le sfaccettature che compongono un determinato ruolo, è fondamentale per avere un altro grado di motivazione e soddisfazione personale. 

Spesso è difficile comprendere la mansione più adatta per ogni singolo soggetto, ma non impossibile. Indagare sulla motivazione permette di comprendere anche se un dipendente stia effettivamente ricoprendo ruoli adatti alla sua persona oppure no: un soggetto poco motivato può anche indicare una poca attitudine personale allo svolgimenti di determinati compiti e mansioni.

Per indagare questa tipologia di motivazione il software in analisi propone un test di semplice utilizzo.

Per la somministrazione è necessario richiedere ai singoli dipendenti di assegnare un punteggio dall’ 1 al 5 alle affermazioni riportate. Più il punteggio sarà alto, più alta sarà la motivazione rilevata.

Motivazione per il contesto lavorativo

Totalmente differente è la motivazione che scaturisce da un determinato clima e contesto lavorativo. Un dipendete che si reca ogni giorno in un luogo di lavoro che reputa sereno e senza problematiche interpersonali, sarà molto probabilmente un lavoratore con un alto grado di motivazione interna.

Per indagare tale aspetto è necessario considerare i rapporti con i sottoposti, colleghi e i superiori: il sistema propone in questo caso un modello speculare al precedente dove viene richiesto di indicare, con un punteggio dall’1 al 5, il grado di accordo o disaccordo con le affermazioni riportate.

Una volta somministrati i due test, tramite il supporto informatico, si passa alla fase di analisi dei risultati.

Il software permette infatti una raccolta dei punteggi derivanti dalla somministrazione dei due questionari per ogni singolo soggetto al fine di poter creare quadranti  e grafici per un’analisi approfondita dei dati, anche con modalità multidimensionale.

In base ai risultati si può quindi procedere, se si rileva una necessità, alla fase di messa a punto di un piano di intervento, il quale può essere sia inerente ad un incremento della motivazione legato all’attività lavorativa, sia legato ad un incremento della motivazione scaturente dal contesto lavorativo.

Disporre di uno strumento informatico in grado di supportare il personale delle risorse umane che propone piani di intervento secondo le diverse necessità risulta sicuramente utile, se non fondamentale, in quanto ogni soluzione adottata è il frutto di una serie di attività consecutive e temporalmente programmate, sempre derivanti dalle esigenze.

Il software HR permette infatti la creazione di calendari con relative scadenze, volti ad applicare un intervento strutturato e ciclico nel tempo fino alla raccolta strutturata dei dati dentro la Business Intelligence Hr per le analisi aggregate.

Come condurre un buon colloquio di selezione del personale

Il processo di selezione di personale è estremamente delicato e complesso. Riuscire ad individuare in un bacino di candidati più o meno ampio la persona adatta alla propria azienda è un compito tanto affascinante quanto ostico.

Spesso ci si trova a dover affrontare dei colloqui di selezione strutturati senza una formazione specifica alle spalle o senza gli strumenti adeguati a disposizione: ciò può essere molto pericoloso in quanto inserire un candidato non idoneo all’interno dell’azienda in un momento di necessità può rappresentare un falso positivo non indifferente.

Per effettuare una buona selezione bisogna innanzitutto aver chiaro il profilo della persona che si sta cercando: questo vuol dire delineare l’esperienza formativa, che è semplicemente individuabile all’interno dei relativi cv, ed anche i diversi aspetti caratteriali e comportamentali.

La predisposizione di uno schema sintetico degli aspetti essenziali che il candidato deve possedere supporta il selezionatore e lo favorisce nel seguire linee e metodi di selezione. Avere una traccia in sede di colloquio permette di non perdere di vista tutti gli aspetti che si sono decisi anteriormente, alcuni dei quali possono rivelarsi di fondamentale importanza.

Dopo aver effettuato una scrematura dei curriculum pervenuti, magari con il supporto di un software per la selezione che permetta un’automatica analisi delle candidature, si può procedere a fissare i colloqui di selezione personale in azienda.

Il sistema software per la gestione del processo di selezione personale consente di:

1. Inserire parametri di valutazione per creare graduatorie di corrispondenza alla selezione;
2. Effettuare ricerche testuali all’interno dei documenti allegati;
3. Effettuare ricerche per caratteristiche, info anagrafiche e ruoli ricoperti;
4. Effettuare ricerche per azienda e settore di precedenti esperienze lavorative.

ESEMPI SCHEDE DI VALUTAZIONE PER LA GESTIONE DEI COLLOQUI DI SELEZIONE DEL PERSONALE

Esempio scheda di selezione colloquio personale

Esempio specifiche profilo ricercato colloquio di selezione personale

In sede di incontro durante lo svolgimento del colloquio di selezione, devono essere considerati i seguenti aspetti:

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    PRIMA IMPRESSIONE

La prima impressione può, in alcuni casi, pregiudicare l’andamento dell’intero colloquio. Al momento della stretta di mano entrambi i soggetti, selezionatore e candidato, creano immediatamente un’immagine l’uno dell’altro. Il modo di vestirsi, di presentarsi o semplicemente il modo di accomodarsi alla scrivania sono indicatori da tenere presente: spesso prestiamo più attenzione a ciò che viene detto rispetto ai comportamenti non verbali, dimenticandoci che sono proprio questi ultimi a condizionarci maggiormente.

Per tale motivo il selezionatore deve appuntarsi immediatamente alcuni aspetti comportamentali che lo hanno particolarmente colpito (anche solo alcuni aggettivi), sia positivi sia negativi: una volta terminato l’incontro sarà utile rivedere gli appunti.

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    ESPERIENZA PREGRESSA

Al fine di mettere a proprio agio il candidato, si può iniziare chiedendogli di riassumere brevemente la sua esperienza pregressa sia formativa sia lavorativa, cercando, per quanto possibile, di non interrompere la sua esposizione. Importante, in questa fase, prestare attenzione alla coerenza e linearità del racconto: spesso i punti da approfondire scaturiscono da incongruenze o da omissioni volontarie del soggetto sul suo trascorso. Fondamentale anche il modo in cui il candidato parla di sé: molto probabilmente una persona dal carattere sicuro e determinato non si lascerà sfuggire passaggi e, anzi, calcherà molto la mano sulle sue esperienze sottolineando il proprio percorso con particolare enfasi. Al contrario, una personalità insicura potrà fermarsi diverse volte cercando magari un accenno di consenso da parte dell’interlocutore, oppure potrà descrivere le varie esperienze con superficialità.

Al termine dell’esposizione del trascorso formativo e lavorativo del candidato sarà il selezionatore a porre domande specifiche su eventuali dubbi.

Fondamentale indagare sulle motivazioni delle scelte effettuate: capire cosa ha portato il soggetto a scegliere una determinata facoltà o a cambiare una determinata occupazione.

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    INTERESSI EXTRALAVORATIVI

Una volta approfondito il suo trascorso lavorativo è utile anche porre qualche domanda inerente i suoi interessi extra lavorativi soprattutto per comprendere maggiormente gli aspetti caratteriali del soggetto. Una persona abituata ad esempio a svolgere sport di gruppo, sarà molto probabilmente più propensa a lavorare in team rispetto ad una persona che svolge attività extra in solitudine: questo aspetto può sembrare banale ma in realtà numerose evidenze ci indicanoche un buon candidato è colui che riesce rapportarsi in modo corretto e senza difficoltà con gli altri colleghi in quanto molto probabilmente concorrerà al mantenimento di un buon clima aziendale interno.  (vedi anche: analisi e valutazione del clima organizzativo in azienda)

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    AUTOVALUTAZIONE CARATTERIALE

Questo aspetto è molto delicato in quanto può rappresentare un’arma a doppio taglio. Il selezionatore deve essere in grado di comprendere aspetti caratteriali del soggetto ponendo domande semplici ma allo stesso tempo prestando grande attenzione sia sul contenuto delle risposte sia sulla modalità di risposta. Non sempre è facile, soprattutto se ci si trova davanti delle persone abili a parlare di sé in luce positiva riuscendo a svincolarsi abilmente anche da domande dirette a cui magari non vogliono dare risposta. Numerosi studi indicano di prestare attenzione agli aspetti verbali e non verbali di questa fase è importante la “non ingenuità” del selezionatore: bisogna sempre considerare il fatto che il soggetto dinnanzi a noi sta cercando di vendere se stesso nel miglior modo possibile, se è un abile candidato, difficilmente farà un passo falso e per questo il selezionatore deve essere il più obiettivo possibile. 

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    MOTIVO DELL’APPLICATION

Per concludere l’incontro è importante capire quali sono gli obiettivi professionali del candidato e soprattutto comprendere il motivo della sua candidatura, cercando di verificare se le aspettative del candidato coincidono con le necessità aziendali.

(Vedi anche:Software gestione processo di ricerca e selezione del personale)

Una valutazione oggettiva con il Feedback 360

I cinque motivi principali per adottare un sistema di valutazione HR a 360°

Perchè dobbiamo continuare a chiederci come migliorare l'engagement dei collaboratori? Basta con le domande, meglio passare ai fatti concreti.

Nei contesti aziendali italiani, specie nelle medie imprese a proprietà familiare, si è soliti pensare alla valutazione del personale come ad una mera perdita di tempo, un'attività a zero valore aggiunto da evitare quanto più possibile. D'altro canto, chi propone servizi legati alla valutazione, ne esalta l'importanza, sostenendo a gran voce la necessità di ricorrere a strumenti di osservazione e sistemi premianti per le aziende che intendono rimanere competitive sul mercato.

Ma in entrambe le posizioni citate si dimentica spesso la caratteristica più importante dei progetti valutativi: l'oggettività. Nessuna valutazione gerarchica, sebbene sottoposta a raffinati processi di calibrazione, può raggiungere il grado di oggettività di un Feedback 360. Se infatti si vogliono escludere errori, favoritismi e simpatie, quale migliore opzione di una pluralità di opinioni espresse sul lavoro dell'individuo?

Di seguito, presentiamo i cinque motivi principali per introdurre il Feedback 360 nei contesti aziendali e sostituirlo alle tradizionali valutazioni top-down.

1. Maggiore engagement - Se si sentono coinvolti nei processi decisionali, i dipendenti tendono ad identificarsi maggiormente nell'azienda e sono più propensi ad aumentare il proprio livello di partecipazione. In questo senso, il Feedback 360 è anche uno strumento di retention, perchè chiaramente più un individuo è ben integrato nell'ecosistema aziendale, più desidera mantenere la sua posizione. La retention porta anche minori costi legati al turn over. Meglio di così...

2. Più credibilità - Se uno solo dei vostri compagni di squadra vi dice che siete incapaci di fare un buon cross, probabilmente in voi si scatena una reazione. Se è il capitano, magari rispondete che state facendo del vostro meglio, e intanto tra voi pensate di essere meglio di lui. Se invece è il nuovo arrivato, il pensiero sarà "beh, eccolo che già crede di essere il Dio del calcio...". Molto spesso succede questo. Ma se tutti i compagni ci fanno notare che in partita abbiamo sbagliato 3 palle su 4, allora iniziamo a pensare a come cercare di migliorare la nostra performance. Ecco, il Feedback 360 in questo senso risulta essere più credibile e più accettato rispetto ad una valutazione a senso unico.

3. Efficienza - Se ancora qualcuno ha la convinzione che i costi dei progetti di valutazione siano troppo elevati, questo è il momento giusto per cambiare idea. Gli strumenti di valutazione online consentono immediate elaborazioni dei risultati, e questo ha consentito di abbattere i costi relativi all'inserimento dei dati rilevati attraverso l'utilizzo delle schede cartacee. Quindi, a conti fatti, non ci sono differenze tra valutazione top-down e Feedback 360.

4. Certezza del risultato - Quando si ricorre a una valutazione top-down, se un manager è assente o si dimentica di compilare una scheda di valutazione, si ricorre a solleciti e pressioni varie su chi ancora non ha "fatto i compiti". Nel Feedback 360 il problema non si pone, dato che ci sarà sempre un numero di valutazioni sufficiente a disegnare un profilo di performance del valutato.

5. Migliori performance - Il sistema di Feedback 360, per sua natura, viene percepito dal valutato come finalizzato ad individuare le aree di miglioramento. Invece la tradizionale valutazione top-down è percepita come volta a comprendere "chi è di troppo". Il Feedback 360 quindi garantisce un impegno maggiore da parte dei valutati, che non lo vedono come un sistema punitivo.

EBC Consulting offre la possibilità di adottare sistemi specifici per la costruzione di progetti di valutazione a 360°, oppure la possibilità di somministrare questionari "one-shot" per una rapida analisi delle prestazioni dei dipendenti.

Contattaci per maggiori informazioni.