Valorizzazione e Misurazione dei risultati della Divisione Risorse Umane

EBC Consulting dal 1990 supporta la Direzione Risorse Umane in vari ambiti e tra questi il più importante è rappresentato dalla ricerca, studio e progettazione di modelli di valorizzazione e valutazione delle attività della Direzione HR. 

Sempre più intensamente viene chiesto al Direttore del Personale di interagire con le direzioni della struttura organizzativa per portare una collaborazione che non passa solo dallo svolgimento dei servizi più conosciuti, come formazione, selezione, recruiting e rapporti sindacali ma arriva anche, per esempio, alla presentazione di dati di Business Intelligence Hr con previsioni su andamenti e costi, alla valutazione delle competenze, alla visione di nuovi scenari, alla presentazione di indici di miglioramento delle sue aree, alla presentazione di progetti per la riduzione del costo del lavoro e così via.

Per avere una posizione aziendale pregiata, ovvero partecipare attivamente alle decisioni strategiche e supportare gli altri dirigenti all’interno dell’azienda, la Direzione del Personale necessita di trovare strumenti adeguati ed appositamente studiati, indicatori di controllo, conoscenze approfondite e modalità comunicative e di condivisione.

Ogni azienda/organizzazione deve analizzare e fissare i suoi indicatori in base alle proprie politiche, strategie ed obiettivi; in questa fase il Direttore del Personale deve poter proporre indicatori ed obiettivi di interesse generale e soprattutto possibili da individuare e da tenere aggiornati.

EBC Consulting affianca la Human Resources Department nella ricerca delle modalità, degli indicatori e degli esempi di partenza che gli permettono di imporsi con le giuste modalità, tempi e costi, riuscendo a fornire tutti i servizi di base richiesti oltre al valore aggiunto necessario.

Modello VM-HR
•    Analisi dell’azienda;
•    Individuazione obiettivi della Divisione Hr;
•    Adozione modelli standard di partenza, come esempi;
•    Adozione strumenti di base per analisi e gestione dei modelli, software e BI HR; (vedi Business Intelligence HR)
•    Analisi della percezione della divisione Hr da parte dell’azienda;
•    Studio e realizzazione degli indicatori di misurazione; (vedi esempi di indicatori per la Direzione HR)
•    Studio e realizzazione modalità di comunicazione e collaborazione;

Visualizza indici analisi ed indicatori di misurazione della Divisione Risorse Umane

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Per maggiori informazioni : Andrea Sabattini

Esempi centri di costo del personale gestiti con H1 Hrms

Definizioni generali dei Centri di responsabilità, costo, attività e budget all’interno di una organizzazione:

•    Per centro di responsabilità si intende una unità organizzativa che può comprendere uno o più centri di costo. Il centro di responsabilità è gestito da un soggetto responsabile che risponde agli organi di governo dell’unità organizzativa.
•    Per centro di costo si intende un “contenitore contabile”, un punto aziendale,  a cui vanno attribuiti specifici costi di gestione. Il centro di costo è gestito da un soggetto responsabile.
•    Per centro di attività si intende un “contenitore contabile” a cui vanno attribuite tutte le risorse che arrivano da attività finanziate. Il centro di attività è gestito da un responsabile.
•    Per budget si intende, anche, lo strumento di programmazione per l’assegnazione delle risorse ai vari centri di costo/attività.

All’interno di H1 Hrms è possibile attribuire tutte queste condizioni sia alla posizione organizzativa sia al soggetto anagrafico, così da raggiungere la mappatura minima e/o ideale dell’associazione soggetto, struttura, responsabilità costo e budget. All’interno del modulo Budget potranno essere eseguiti filtri su qualsiasi condizione di mappatura.

Per esempio la posizione del soggetto con H1 Hrms, all’interno di una o più organizzazioni, è definibile per:
•    Centro di costo;
•    Centro ci costo principale oppure no;
•    Grado del centro di costo:
•    Divisione aziendale;
•    Ente;
•    Gruppo;
•    Filiale;
•    Reparto;
•    Mansione;
•    Raggruppamento.

Da queste definizioni è evidente che l’individuazione, la loro mappatura e distribuzione, dei centri di costo è legata ad ogni specifica organizzazione e difficilmente è possibile utilizzare una mappatura di una azienda per un’altra.

L’azienda e/o l’organizzazione che intende impostare un proprio controllo di gestione e quindi in primis inizia ad adottare uno strumento come il budget deve procedere con le seguenti attività:
•    Analizzare i propri obiettivi e modello di business;
•    Analizzare quale sia (o quale vorrebbe essere) la propria organizzazione a supporto del modello di business;
•    Analizzare ed individuare i propri centri di responsabilità e per ciascuno di essi individuare i propri centri di costo e di attività che grazie ad H1 hrms potranno essere mappati, visualizzati facilmente per evitare errori e ripresi dalla Business intelligence Hr per l’erogazione delle analisi e dei cruscotti sulle risorse umane.

Queste attività che generalmente sono svolte dalla funzione Risorse Umane assieme ad altre funzioni con rilevanza organizzativa, sono spesso già presenti ma con diversi, spesso troppo scarsi, gradi di precisione.
L’impiego H1 Hrms permette una reale semplificazione della mappatura in quanto lo stesso software guida la direzione Hr ad una compilazione completa, riducendo notevolmente gli errori e supportando i responsabili nell’attività grazie alla visione immediata delle posizioni, dei centri di costo e alle analisi che ne seguono.

In questo contesto di sviluppo del proprio controllo di gestione, ed in modo assolutamente approssimativo, le risorse umane “di produzione” di norma sono viste come centri di costo nell’ambito dei vari centri di responsabilità della produzione ma poiché riuscire a  stabilire una corretta correlazione fra costo del personale e costo delle unità prodotte significa di norma sviluppare un’ulteriore analisi dei costi industriali per ogni tipologia di prodotto/servizio … le aziende nella maggior parte dei casi procedono con lo scorporare i costi del personale in un centro di costo “generale” definito “Costi del personale diretto” (o simili).

Per quanto riguarda il personale “non di produzione” (es. impiegati amministrativi, impiegati ufficio del personale, impiegati uffici di segreteria, ecc.) essendo ancora più difficile analizzare e determinare una correlazione con i costi industriali dei prodotti/servizi anch’essi vengono raggruppati quasi sempre in un’unica voce di costo definita “Costi del personale indiretto” (o simili).
In alcuni altri casi, purtroppo molto meno corretti, i costi del personale vengono raggruppati tuttio (e sono molti) in  un’unica voce “Costi del personale” … come spesso presente per analogia anche nel libro mastro della contabilità, una modalità del passato purtroppo spesso ripresa anche nelle organizzazioni più moderne.

Da ultimo, come casi limite, i costi del personale “non subordinato” non vengono quasi mai conteggiati fra i costi del personale (costi diretti o indiretti che siano), come spesso addirittura nemmeno il personale somministrato,  che in alcune realtà raggiunge o supera percentuali anche del 50% della forza lavoro diretta!

EBC Consulting supporta numerose aziende nella individuazione e definizione delle proprie condizioni organizzative, compreso la definizione dei centri di costo.

In alcuni esempi, che potrete vedere nei documenti allegati al presente articolo, si notano purtroppo riferimenti al personale non molto dettagliati; in altri esempi invece (ovviamente ridotti e modificati per non divulgare informazioni riservate) si vedono specifiche molto ben dettagliate e sicuramente più efficaci e complete, elaborate da EBC Consulting su H1 Hrms.

Risulta quindi indispensabile migliorare la qualità delle informazioni per riuscire ad individuare con precisione i costi del personale, sia esso diretto, indiretto, esterno (come i consulenti) oppure interinale.

L’analisi dei dati non può quindi essere svolta solo grazie ai dati del sistema paghe ma deve necessariamente ricevere anche altre implementazioni, per averle tutte e per poterle elaborare complessivamente. H1 Hrms importa, con frequenza variabile, tutti i dati economici del personale elaborati dal sistema paghe dell’azienda (sia esso interno oppure in outsourcing) e lo aggrega ad altri dati importati da altri sistemi oppure inseriti manualmente. Nella sezione retribuzioni del sistema H1 hrms è infatti possibile importare dati da software paghe ed inserire altri valori, anche in automatico, provenienti da altri fonti. Solo con questa modalità i costi del personale potranno essere associati correttamente ai vari centri di costo e potranno essere analizzati nel loro REALE complesso.

Importazione dati - compresi i Centri di Costo - da gestionale paghe JOB di Sistemi

ESEMPIO  di associazione centro di costo a posizione di organigramma in H1 Hrms

ESEMPIO di attribuzione valori di centro di costo a soggetto in anagrafica di H1 hrms

Migliorare la gestione delle competenze con il controllo dei periodi di validità

Tutte le organizzazioni possono oggi tener traccia di un ulteriore aspetto nella valutazione delle competenze abilitanti: la gestione del periodo di validità della competenza e dell’abilitazione ad essa collegata.

Il crescente livello di complessità delle esigenze valutative richiede uno strumento flessibile che assecondi le esatte modalità operative utili alla reale attività dell’azienda, in particolare:

• Identificazione delle competenze abilitanti, con definizione del periodo di validità e della relativa scadenza;

• Valutazione della competenza, con conseguente attribuzione della relativa abilitazione;

• Controllo dello stato dell’arte delle competenze abilitanti possedute in rapporto alle esigenze richieste dall’organizzazione;

• Gestione del ciclo della formazione abilitante connessa alla scadenza del periodo di validità.

Formazione, apprendimento continuo e valutazione delle competenze

Il sistema di Gestione delle Competenze e delle relative Abilitazioni di H1 Hrms permette di definire in modo dettagliato le caratteristiche delle competenze che si andranno a valutare, prevedendo per ognuna di esse la possibilità di assegnare un periodo di validità tramite il quale viene riconosciuta come abilitante.

La rilevazione in fase di valutazione di una competenza abilitante permette di registrare l’abilitazione ad essa collegata e la relativa scadenza, certificando il possesso da parte del soggetto valutato delle conoscenze e delle abilità necessarie ad adempiere alle esigenze previste:

• a norma di legge, nel caso di abilitazioni richieste normativamente per accedere ad una determinata posizione o utilizzare una specifica attrezzatura;
• nel caso di certificazioni in ambito Qualità, Sicurezza, Ambiente, Energia e Sostenibilità, Gestione dei Rischi, Responsabilità Sociale;
• nel caso di esigenze aziendali legate ad un sistema di gestione avanzato basato sulla verifica periodica delle competenze.

La valutazione delle competenze abilitanti e la registrazione dell’abilitazione connessa con la relativa scadenza può avvenire con H1 Hrms in differenti momenti e situazioni della vita organizzativa:

• Prima valutazione / assegnazione della competenza;
• Valutazione indipendente di un soggetto da parte del responsabile dell’abilitazione;
• Valutazione periodica delle competenze nell’ambito di un piano valutativo periodico di adeguatezza al ruolo;
• Valutazione periodica delle competenze in relazione al Management By Objectives (MBO) ed ai piani di incentive;
• Valutazione delle competenze abilitanti nel contesto di un piano di valutazioni multiple relative ad un determinato periodo di gestione.

Inoltre attraverso la Business Intelligence HR messa a disposizione da H1 Hrms è possibile non solo effettuare un’approfondita analisi multidimensionale di tutti i dati relativi alle competenze del personale, ma ottenere un quadro d’insieme delle competenze e relative abilitazioni possedute dalla popolazione aziendale, potendolo confrontare con le richieste legate ai ruoli organizzativi: si identifica in tal modo l’eventuale discrepanza tra le competenze presenti e quelle richieste, potendo predisporre in tempo utile le eventuali attività formative necessarie.