Case History: Labirinto Coop Sociale Onlus
Data Installazione H1: settembre 2011
L’efficienza dei processi di gestione delle risorse umane in Labirinto.
Labirinto S.c.a.r.l. è una cooperativa sociale attiva da circa 30 anni e che oggi conta circa 800 collaboratori su un’area che va dalle marche alla vicina Romagna ed Umbria.
Labirinto S.c.a.r.l. svolge servizi educativi: servizi per bambini e ragazzi, servizi per persone disabili, asili nido e case famiglia. Organizza percorsi di formazione e di qualificazione come operatori di centri sociali e di aggregazione.
Labirino S.c.a.r.l. svolge servizi socio sanitari: prestazioni sanitarie e socio sanitarie in strutture diurne e residenziali gestite dal SSN oppure direttamente dalla Cooperativa in Centri autorizzati ed accreditati in convenzione.
In un contesto di crisi e di contrazione delle risorse, Labirinto S.c.a.r.l. ha risposto con un progetto di impresa capace di coniugare l’aspetto economico con quello sociale.
In questo contesto è evidente che l’aspetto organizzativo ed in particolare l’organizzazione delle risorse umane ricopra un ruolo importante per poter mantenere il necessario livello di efficienza senza compromettere l’elevato livello qualitativo del servizio sociale offerto alla collettività.
Il progetto di implementazione del software H1 Hrms per la gestione delle risorse umane aziendali nella Cooperativa Sociale Labirinto ha avuto come obiettivo primario quello di unificare e integrare processi organizzativi precedentemente in capo a diversi settori. Come secondo conseguente obiettivo, quello di migliorare la comunicazione tra le aree, i servizi, i settori dell’azienda in merito alle informazioni relative alle risorse umane ed alla organizzazione delle risorse umane.
Il progetto di inserimento di H1 fa parte di un disegno più ampio di integrazione delle informazioni a partire dalla fase di presentazione dei candidati, alla fase di inserimento dei candidati in organico a seguito di una selezione, fino alla successiva gestione della crescita professionale del lavoratore (dipendente o socio) all’interno della cooperativa.
Tutte le informazioni relative alla formazione obbligatoria (ma anche la formazione professionalizzante) la gestione dei requisiti di sicurezza, la gestione dei dati contrattuali e retributivi, la gestione del profilo di ruolo e i relativi processi sono stati integrati in un sistema in cui tutte le aree aziendali sono costantemente mantenute informate.
Attraverso il sistema di analisi dei dati basato sul pacchetto di Business Intelligence Qlik View è possibile mantenere un controllo costante sulle risorse e la loro crescita professionale facendo tesoro del sistema di organizzazione delle risorse umane ma al tempo stesso integrando questo con informazioni sempre aggiornate e precise.
L’implementazione del sistema ha permesso di eliminare molti archivi cartacei, archivi locali in excel, creando una infrastruttura condivisa e trasparente di gestione del personale e delle risorse umane aziendali.
Gestione delle attività formative del personale con H1 Hrms
Il modulo aggiuntivo di Gestione Attività Formative delle Risorse Umane e del Personale di H1 Hrms è composto da:
Attività formative, contenente tutti i seguenti parametri:
Denominazione dell’attività formativa;
Azienda di riferimento, essendo il prodotto multi aziendale;
Tipologia dell’attività formativa;
Crediti a scalare;
Crediti maturabili;
Crediti docenti;
Tipologia crediti formativi, per docenti e per discenti, con possibilità variabile di attribuzione per singola attività formativa;
Attività di abilitazione;
Attività obbligatoria;
Codice di riferimento dell’attività formativa;
Stato dell’attività formativa ( se in svolgimento, se programmata….ecc.ecc);
Luogo di svolgimento dell’attività formativa;
Area del ruolo collegata all’attività formativa;
Tipologia generale (s seminario, formazione std, lezione, corso, stage…ecc.);
Attività interna oppure esterna;
Sponsor dell’attività formativa;
Note relative;
Elenco dei formatori impegnati nell’attività formativa;
Collegamento ad aziende esterne di formazione, per le quali è presente una anagrafica dettagliata;
Ruoli collegati all’attività formativa gestita;
GESTIONE DEI CREDITI FORMATIVI DEL PERSONALE
Programma di formazione
Inserimento delle date previste, inserimento del periodo previsto di formazione, totale ore previste, periodo di gestione (da altri sistemi di H1 in cui sono previsti periodi di gestione del personale), orario di inizio e di fine.
Inserimento del testo del programma di formazione previsto.
Date Certe
Inserimento delle date certe di ciascuna giornata di formazione, con orario di inizio, orario di fine, ore ordinarie, extra e straordinarie di formazione, totale, max e numero totale; gestione delle DATE, delle EDIZIONI e delle SESSIONI di formazione, con ampia flessibilità su periodi e date. Per ciascuna data è possibile associare il personale partecipante.
Visione del dettaglio dei partecipanti per ciascuna giornata;
Elenco dei formatori coinvolti e delle loro ore impiegate nell'attività formativa, con specifico accumulo in reportistica BI HR
Luoghi di pernottamento interessati per singola data di formazione;
Possibilità di modifica data singola pe rsingolo soggetto. Calcolo delle ORE impiegate, ordinarie, extra e straordinarie.
GESTIONE DELLA FORMAZIONE OBBLIGATORIA DEL PERSONALE
Partecipanti
Inserimento di partecipanti all’attività di formazione Hr;
Sistema per l’assegnazione dei crediti ai partecipanti ed ai docenti;
Gestione delle presenze del personale in formazione per singola data e per singolo soggetto;
Valutazione delle competenze del personale partecipante, con aggiornamento integrato dall’attività formativa alla scheda del soggetto (riportante codici corso, data e nuova valutazione, per l’aggiornamento degli storici di andamento delle competenze del soggetto);
Valutazione del corso, gradimento del corso, valutazione dell’efficacia del corso;
Gestione delle conferme dei partecipanti – da Modulo aggiuntivo Logistica delle Formazione;
Sistema di Copia Partecipante, per copiarlo in altra attività formativa presente;
Gestione della somministrazione di questionari ai partecipanti, con Modulo aggiuntivo WebQuest, visione delle risposte date (per questa sezione si rendono necessarie specifiche analisi per la gestione dei dati di ritorno)
Visione per ogni partecipante alla formazione delle date a lui collegate.
Competenze sviluppate
Elenco delle competenze sviluppate nell’attività formativa;
Elenco delle competenze indicate dall’ente responsabile;
Prerequisiti di inscrizione
Elenco dei prerequisiti da utilizzare per filtrare le preiscrizioni
Costi dell’attività formativa
Elenco dei costi dell’attività formativa, compilabile secondi necessità;
calcolo automatico dei costi del personale partecipante, con ripresa del costo orario dalla tabella dei valori economici di cedolino;
calcolo dei costi finanziati per la formazione;
inserimento dell’edizione dell’attività formativa, del periodo, della data, eventuale soggetto singolo a cui fare riferimento (esempio i costi di trasferimento per un singolo soggetto per la formazione diretta);
tabella della tipologia di costi;
gestione dei valori preventivati ed a consuntivo;
File collegati
Elenco dei file collegati all’attività formativa associazione da esterno;
Manuali e mezzi collegati
Elenco dei manuali aziendali previsti per tutte le attività di formazione e possibilità di associarli all’attività in evidenza;
Elenco degli strumenti didattici aziendali previsti per tutte le attività di formazione e possibilità di associarli all’attività formativa in evidenza;
Campi personalizzati
Possibilità di associare all’attività a tutte le attività di formazione 10 campi personalizzati per aumentare il grado di personalizzazione della tipologia di dati collegati, con relativa possibilità di ricerca da motore di ricerca.
Sistema di ricerca attività formativa
Motore di ricerca attività di formazione per descrizione, codice del corso ed ID, con relativa esportazione in Excel.
Enti accreditati
Anagrafica degli enti di formazione accreditati in azienda, con ampia sezione per i dati di dettaglio dell’ente, note di riferimento e nominativi dei consulenti generalmente impiegati come formatori.
Luoghi di svolgimento attività formativa
Elenco dei luoghi di formazione previsti dal sistema, per aziende con numerose sedi e numerose attività distribuite.
Piano della formazione
Piano mensile delle attività di formazione in programmazione, in svolgimento e terminate, per dare una idea grafica delle attività in corso. Cliccando sul singolo punto grafico è possibile aprire un dettaglio dell’attività formativa del personale scelta.
Esigenze formative - Attività formative richieste
Questa sezione permette di visualizzare in modo aggregato tutte le ESIGENZE FORMATIVE indicate nei singoli soggetti per procedere con approvazione dell’attività prescelta e la costruzione di un corso di formazione.
Gli utenti del sistema, siano essi responsabili o no, possono inserire le varie esigenze formative del personale singolo, così da determinare liste di controllo che garantiscono ai responsabili della formazione una visione aggregata.
Tramite un pulsante è possibile, dopo avere scelto una attività indicata, approvare il corso, associarlo ad altri, disassociarlo, crearne uno nuovo ed altro ancora.
Anagrafica del personale in H1 Hrms – collegamento alla formazione.
In ogni singolo soggetto in anagrafica è possibile associare le attività svolte, se svolte con il presente modulo l’associazione è ovviamente automatica, ed associare le sue esigenze formative, da parte di un responsabile. Per questa associazione – responsabile/coordinato – è indicato il modulo aggiuntivo H1WebEnterprise per la condivisione on web dei processi tra il personale.
La valutazione delle competenze svolta nel modulo di Gestione delle Formazione del personale viene aggiornata automaticamente all’inserimento dei nuovi valori derivanti dall’attività formativa.
Vedi sezione con immagini dedicata al Modulo Gestione Formazione del Personale
MODULI AGGIUNTIVI AL MODULO DELLA FORMAZIONE DEL PERSONALE DI H1 Hrms
- Logistica della Formazione - per l'invito dei partecipanti e la logistica degli stessi
- WebQuest - per la somministrazione dei questionari al personale
- Business Intelligence Hr con QlikView - report base e report specifici aggiuntivi - esempio: calcolo delle ore di formazione a preventivo erogate ed ore a consuntivo impiegate di formazione
Revisione del 30 maggio 2012
