MBO Management By Objective

Visione generale delle condizioni valutate presenti nel modulo MBO di H1 Hrms software gestione risorse umane 

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Processo MBO con H1 Hrms     HRBook Brochure

Schema delle dimensioni e delle funzioni Modulo Management By Objective - MBO

MBO Management By Objective -  Una persona sarà disponibile a valutare un segnale come legittimo e autorevole solo quando lo giudichi compatibile con i propri interessi personali visti nel complesso.

Poiché per lo più la produzione di beni e servizi avviene "in squadra", la misura del merito individuale dei membri di un team può essere solo mediamente affidata alla valutazione delle prestazioni (output). Invece ciò che conta davvero per innalzare il livello della produttività è il controllo del comportamento (input) che deve essere affidato alla valutazione dei responsabili.

Un sistema aziendale di gestione per obiettivi è quindi efficace se individua e gestisce, in modo semplice, integrato e collegato alla cultura tipica dell'azienda, sia obiettivi di tipo quantitativo (prestazioni) che obiettivi comportamentali (competenze personali).

 Si realizza così un Sistema di Valutazione Misto che consente di trarre i vantaggi tipici di entrambi i metodi estremi di gestione e valutazione delle persone.

MBO e valutazione delle prestazioni

Anche se nell'MBO puro gli obiettivi sono per lo più individuali, nei sistemi di MBO Management by Objectives misto si individuano obiettivi generali, particolari e/o di gruppo ed infine individuali in modo da diffondere in ogni individuo, dal generale al particolare, la percezione degli obiettivi stessi, il loro grado di raggiungimento e le possibili cause di eventuali scostamenti. 

Attraverso l'MBO la Direzione formula, con un processo a cascata declinato dai livelli più alti a quelli inferiori, un proprio sistema di obiettivi e, grazie ad esso, coinvolge, responsabilizza e valorizza le attitudini delle risorse umane impiegate nei vari livelli.

La partecipazione all'MBO stimola ogni soggetto a sentirsi responsabile ed impegnato dapprima nel raggiungimento dei risultati individuali (di sicura maggiore attrattività personale) e conseguente-mente di quelli generali aziendali che ne sono collegati.

La procedura con la quale analizzare il contributo fornito da ogni individuo per il raggiungimento degli obiettivi specifici prefissati dall'organizza-zione in base alle proprie strategie e tattiche è definito Valutazione delle Prestazioni: essa si propone di valutare i comportamenti organizzativi ed i risultati conseguiti dalle persone nei ruoli loro assegnati ed è la base per la gestione operativa dei Sistemi Incentivanti.

Poiché per la valutazione delle prestazioni è indispensabile partire dai fatti per giungere alla valutazione finale, l'introduzione in azienda di un sistema MBO richiede:

·    siano chiaramente definiti ruoli e responsabilità

·    che si adotti un sistema di pianificazione di attività ed obiettivi

·    e ad esso si affianchi a un adeguato sistema per il controllo di gestione.

Metodologia Definizione Obiettivi

1.  Definizione driver strategici ed obiettivi operativi

2.  Definizione  priorità e scelta obiettivi prioritari

3.  Definizione KPI (Key Performance Indicator) associati a raggiungimento degli obiettivi

4.  Definizione linee di azione comuni per il coinvolgimento del personale

Analisi strategie e Individuazione dei driver

Grazie all'analisi con la Direzione degli obiettivi definiti nel piano strategico aziendale generale e dell'attuale stato di raggiungimento degli stessi, si valutano i fattori che potrebbero influire negativa-mente, area per area nell?attuale organizzazione, sul raggiungimento degli obiettivi stessi.

Si prosegue poi con l'individuazione dei driver da adottare: tale attività non è schematizzabile in un metodo in quanto attività prevalentemente creativa che può solo fare tesoro di esperienze e capacità di visione degli analisti.

Classificazione e scelta dei driver

Poiché per il perseguimento di ogni obiettivo strategico si possono individuare più driver è necessario stabilire dei criteri per classificarli in ordine di priorità e poter quindi selezionare quelle a più alto potenziale di ritorno per l'azienda.

Individuazione obiettivi operativi potenziali

Per ciascuna delle strategie selezionate e classificate si individuano, in questa fase ancora in termini generali, dei risultati chiari e misurabili che si intendono raggiungere al termine del prossimo periodo di gestione del sistema degli obiettivi.

Valutazione della fattibilità

Si analizza ciascuno degli obiettivi operativi individuati in base agli impegni quantitativi e qualitativi richiesti per lo sviluppo. Lo scopo è di evitare che obiettivi conflittuali, in termini logici o di risorse o di tempi, possano essere erronea-mente perseguiti contemporaneamente in azienda.

Selezione obiettivi operativi da perseguire

In base alla valutazione di fattibilità ed alla consi-derazione che l'azienda opera a risorse limitate vengono scelti gli obiettivi operativi prioritari.

Si procede inoltre ad una definizione più precisa degli obiettivi in termini di responsabilità di attua-zione: si individua cioè la persona respon-sabile ultima dell'obiettivo operativo nei confronti del vertice aziendale e decisore del piano di azione ad esso associato. Un buon obiettivo deve essere:

·    chiaro: ben identificato nelle sue componenti

·    misurabile: un valore preciso e non una tendenza

·    sfidante:  rappresentare un miglioramento

·    raggiungibile

·    temporanealmente definito

·    significativo per il livello degli interessati

·    concordato e discusso con gli interessati.

Individuazione e Valorizzazione KPI  (Key Performance Indicator)

Vengono definiti, anche in termini quantitativi, gli indicatori di performance che qualificano gli obiettivi operativi prescelti e servono come misura del loro raggiungimento. Questi fattori di misura si utilizzeranno anche come elementi di controllo del progresso verso il pieno raggiungimento degli obiettivi stessi.

Gli indicatori dovrebbero essere facilmente quantificabili ma, dipendendo dalla natura  di ogni obiettivo, a volte possono assumere anche caratteristiche qualitative che dovranno essere comunque oggetto di valutazione. Per ogni obiettivo è possibile far ricorso a più indicatori: una buona analisi mira ad elencare quanto più indicatori possibili in modo da selezionare i più significativi.

 Definizione dei piani di azione

Si costruiscono in questa fase i "piani di azione", cioè le azioni specifiche tra loro correlate che, partendo dagli obiettivi operativi, devono essere applicate per realizzare ciascuno degli obiettivi. Il dettaglio di descrizione dei piani deve fermarsi al livello in cui un maggiore dettaglio non avrebbe più rilevanza per l'azienda.

I piani di azione sono caratterizzati da limiti cronologici precisi, impegni finanziari allocati, responsabilità (attribuite agli stessi attori del piano e non a terzi), indicatori di performance che consentano il controllo in itinere del piano.

L'efficacia dell'implementazione e gestione di un sistema MBO e del Piano di incentivazione collegato dipende dalla possibilità di gestire in modo semplice e controllato l'intero workflow che partendo dalla definizione degli obiettivi arriva alla concreta assegnazione dei premi.

Lo schema logico entità relazioni adottato nel sistema integrato H1-HRMS  è individuato nello schema di questa pagina ed esso consente di:

·       Operare su periodi di valutazione congruenti con il controllo di gestione adottato (es. annuali)

·       Registrare autonomamente i driver strategici stabiliti dalla Direzione ed i conseguenti obiettivi operativi

·       Documentare i piani di azione collegati agli obiettivi operativi

·       Collegare dinamicamente agli obiettivi operativi gli indicatori di performance (KPI) individuati in sede di analisi

·       Selezionare e registrare le variabili del processo di valutazione delle prestazioni sia quantitative che qualitative

·       Acquisire in H1-HRMS le variabili di valutazione dai software dei processi esterni (opzionale)

·       Collegare tramite formule dinamiche autonomamente definibili i KPI, Key Performance Indicator, alle variabili del processo di valutazione

·       Definire i tipi di erogazione (on/off, std/under/over, lineare, ecc.) e le  entità economiche del piano di incentivazione collegate ai KPI

·       Definire gruppi, omogenei per livello di appli-cazione, di KPI fra loro collegati da formule dinamiche per la determinazione degli incentivi

·       Associare alle persone gestite gruppi di obiettivi e/o singoli obiettivi

·       Condividere on-web (opzionale) i dati del piano degli obiettivi e del collegato piano degli incentivi. Registrare note del valutato e del valutatore

·       Simulare l?esito del raggiungimento di obiettivi minimi, massimi o in base a ipotesi di performance

·       Esportare i dati di simulazione per ulteriori analisi

·       Calcolare i premi/incentivi finali in base alle performance rilevate

·       Storicizzare le informazioni di base e gli esiti dei piani MBO/Incentive applicati

·       Predisporre nuovi piani MBO/Incentive a partire dai piani già sviluppati ed applicati

·       Analizzare serie storiche di piani MBO/Incentive per verificare l?efficacia degli stessi (opzionale).

Gestione dell'MBO Management By Objective (s) con il sistema H1 Hrms

Specifiche funzioni di H1 Hrms permettono di utilizzare l?MBO, Management by Objective (gestione per obiettivi), nella propria organizzazione grazie alla gestione integrata e completa di:

• anagrafiche del personale;
• colloqui interni e collegate valutazioni periodiche;
• definizione di obiettivi di posizione dai quali derivare e personalizzare gli obiettivi di ciascuna persona.

La gestione per obiettivi offerta da H1 Hrms si completa con l'affiancamento di:

• schede specifiche per la gestione di obiettivi di prestazione assegnati ad ogni singolo individuo;
• il completo sistema di gestione e valutazione per competenze (espresse e potenziali) che è il maggior punto di forza di H1 Hrms rispetto alle altre soluzioni sul mercato e che, applicato agli scopi dell'MBO, consente di predisporre un modello di gestione aziendale che realizza la valorizzazione delle proprie risorse umane.

La nuova Versione della Sezione - Compresa nel modulo base - di Gestione Obiettivi contiene:

a) obiettivi aziendali

b) obiettivi di posizione - assegnati ai soggetti in anagrafica (personale e/o dipendenti dell'azienda)

c) responsabilità dei soggetti in anagrafica (personale e/o dipendenti dell'azienda)

Da settembre 2008 la versione Nuova di Gestione Obiettivi sarà completa e migliorata, grazie alle esigenze di un cliente.

Anagrafica del personale

Per ogni persona presente in azienda (dipendente, collaboratore, agente, consulente, ecc.), è possibile inserire tutti i dati anagrafici: dal nome e cognome fino ad un completo stato di famiglia.
I dati possono essere importati da sistemi di controllo degli accessi o di elaborazione paghe o da qualunque altro archivio già utilizzato, ed in tal caso non necessitano di interventi aggiuntivi di verifica e completamento.
Apposite interfacce possono provvedere anche all?integrazione dinamica periodica dei dati di nuovi soggetti inseriti in anagrafica.
Ogni soggetto aziendale sarà poi associato ad una o più posizioni nell'organigramma dell'organizzazione aziendale.

Organigramma aziendale

Uno strumento specializzato basato su un motore grafico consente di definire rapidamente l'organigramma aziendale, costruendo di fatto le esistenti gerarchie e dipendenze organizzative, associando ad ogni posizione individuata uno o più soggetti aziendali.
Attraverso le dipendenze definite nell'organigramma le funzionalità di gestione delle valutazioni, tipiche dell'MBO, usufruiscono di automatismi che (in base ai moduli installati) possono andare dalla presentazione e gestione delle schede di valutazione relative alle sole persone subordinate al soggetto che sta utilizzando il sistema, fino alla generazione di promemoria e segnalazioni di attività personalizzate per ogni utente.

ORGANIGRAMMA DEL PERSONALE WEB - HR BOOK

ORGANIGRAMMA DEL PERSONALE ADMINISTRATOR 

Obiettivi di Posizione e Personali

Il modulo MBO di H1 Hrms consente di associare ad ogni posizione aziendale qualunque numero di obiettivi di posizione, qualificando ogni obiettivo con:

• descrizione dell'obiettivo
• percentuale tipica di raggiungimento
• giudizio tipico di raggiungimento
• peso percentuale, nel mix degli obiettivi di posizione
• data di scadenza
• compensi di obiettivo
• data di assegnazione
• data di ultima modifica

Con un solo click ogni obiettivo di posizione può essere automaticamente assegnato anche al personale che attualmente occupa ogni specifica posizione dell'organigramma.
Per ogni persona è quindi possibile procedere ad una personalizzazione degli obiettivi derivanti dalle posizioni che occupa; alla definizione di prestazioni; alla gestione delle competenze espresse, realizzando un sistema di MBO completo ed efficace.

Compensi - Premi - su ogni singolo obiettivo:

Per ogni soggetto, ad ogni obiettivo stabilito è possibile associare una compenso (premio al raggiungimento, totale o parziale).
A valle delle valutazioni periodiche e delle verifiche della percentuale di raggiungimento degli obiettivi è quindi possibile annotare le variazioni di compenso realmente assegnate.

Raccolta delle valutazioni e gestione partecipanti tramite web

H1 Hrms consente attraverso una completa profilazione delle funzioni e dei moduli resi disponibili a tutti i suoi utilizzatori di far svolgere ai diretti responsabili l'aggiornamento degli esiti valutativi collegati agli obiettivi dell'MBO per ogni soggetto subordinato.
Un modulo specializzato, H1WebEnterpirse, permette ai partecipanti all'MBO di inserire valutazioni, controllare stato degli obiettivi ed interagire anche tramite il web, con ingresso dal sito aziendale.

Allarmi e segnalazioni (modulo aggiuntivo "Gestione MBO")

È possibile inserire allarmi diretti ai responsabili di gestione, aggiornamento e valutazione obiettivi, per ricordare i colloqui da fare, le valutazioni e le modifiche.
Per ricordare di effettuare confronti con gli indici di riferimento, per ricordare le scadenze  ed i  colloqui da svolgere. (messaggi e mail, SMS o stampa)
Per ogni soggetto e per ogni obiettivo è possibile inserire le date di scadenza, le date dei colloqui, le date di termine MBO e di valutazione.

Gestione e ricevimento indici di valutazione e confronto (modulo aggiuntivo "Gestione MBO")

Per ogni obiettivo è possibile importare da una tabella, o punto di ingresso, tutti i valori di confronto, gli indici aziendali provenienti da altri sistemi, in modo da verificare e confrontare i risultati raggiunti dal soggetto rispetto agli obiettivi dati. Per ogni obiettivo è infatti possibile inserire il valore da raggiungere e confrontarlo con il valore raggiunto (quest'ultimo proveniente da altro sistema aziendale integrato con H1 Hrms)

Visione generale delle condizioni valutate presenti nell modulo "MBO Management By Objective" di H1 Hrms software gestione risorse umane  

 Visione generale obiettivi strategici presenti nell modulo "MBO Management By Objective" di H1 Hrms software gestione risorse umane - sistemi premianti

Visione generale obiettivi operativi presenti nell modulo "MBO Management By Objective" di H1 Hrms software gestione risorse umane  - sistemi premianti

 Visione generale obiettivi personali presenti nell modulo "MBO Management By Objective" di H1 Hrms software gestione risorse umane  - sistemi premianti