Riduzione dei Costi del Personale

La riduzione del costo del personale è, soprattutto negli ultimi anni, uno degli obiettivi nelle attività della Direzione del Personale.

Le attività ed i processi che la Direzione del Personale può intraprendere per tentare di ridurre gli oneri delle risorse umane, spesso tra quelli più ampi dell’intera azienda, sono numerosi anche se, purtroppo, spesso poco “popolari” all’interno delle imprese.

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Per poter avviare un processo strutturato di Riduzione dei Costi del Personale è necessario conoscerli ed averli a disposizione, quindi:
a) Integrare tutti i data base del personale, per avere tutti i dati disponibili immediatamente;
b) Adottare un gestionale SW HR in grado di raccogliere, all’interno di un unico sistema, tutti i dati economico organizzativi delle risorse umane;
c) Avviare in sistema di Business Intelligence Hr, in grado di mostrare ed analizzare tutti i dati del personale, provenienti dai sistemi di Amministrazione e Paghe, Presenze ed accessi, Note spese e Trasferte, Gestione dei Turni.

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INTERVENTI PER LA RIDUZIONE DEI COSTI DEL PERSONALE - METODOLOGIA E ASSISTENZA

Tuttavia vanno considerati numerosi fattori che spingono una impresa a richiederealla Direzione del Personale di avviare politiche di contenimento dei costi, come la crisi economica, il calo dei fatturati, la modifica dei mercati di riferimento, lo spostamento delle produzioni e delle logistiche, purtroppo cause che a volte sono inevitabili per l’azienda.

La direzione del personale conosce nel dettaglio tutti i valori di costo che compongono la voce “costi del personale”?

La Business Intelligence Hr potrebbe quantomeno dare alla Divisione Hr un quadro completo, multidimensionale ed analizzabile nel dettaglio, di tutte le voci di costo da analizzare.

Per esempio a volte esistono centri di costi “parcheggio” dove per semplicità vengono inseriti, per esempio, i costi telefonici o di noleggio auto dirigenti? Oppure dove vengono attribuiti alcuni benefit decisi da CDA in casi particolari? 

Spesso i costi da analizzare sono molti di più di quelli considerati e questi, una volta individuati, possono anche rendere più facili le attività di ottimizzazione. Per esempio la sola attività di “cambio gestore telefonico” a volte non considerata come primaria per aziende di medie e grandi dimensioni potrebbe essere un valido inizio.

A volte il Direttore del Personale non avendo nemmeno evidenza della totalità dei costi, esempio il telefoni cellulari, non riesce immediatamente a visualizzare nulla da eliminare.

La ricerca dell’ottimizzazione dei costi del personale è sempre possibile soprattutto se vengono adottati metodi e strumenti analitici che possono spaziare davvero tra tutte le voci, comprese quelle nascoste e / o aggregate in modo “storicamente” sbagliato.

La gestione informatizza e completa delle risorse umane, anche grazie all’adozione di un sistema software Hr, consentono sicuramente allo staff Hr di avere sotto controllo molto rapidamente tutti parametri di analisi e tutti i dati dell’organico.
Questa gestione è il primo passo per la riduzione dei costi del personale, altrimenti affrontata con strumenti improvvisati, non aggiornabili automaticamente nel tempo, spesso non completi e comunque difficili e passibili di errori.

In caso di impossibilità di applicare tecniche e metodologie positive di miglioramento e recupero, in caso di assoluta emergenza e di impossibilità di conversione azienda, personale e produzione; in caso di impossibilità di inversione delle tendenze dell'azienda è possibile adottare una serie di correttivi di seguito elencati. EBC Consulting ha intervistato alcuni partner e clienti rilevando la seguente lista di Sistemi per la Riduzione dei Costi del Personale.  

SISTEMI PER LA RIDUZIONE DEI COSTI DEL PERSONALE

1 Controllo dei costi amministrativi del personale, BI HR;
2 Ottimizzazione dei ruoli e delle mansioni del personale;
3 Controllo consegna materiale al personale, DPI, beni del personale, utilizzo auto – riduzioni delle classi del materiale (per esempio le auto vengono ridotte di costo in acquisto scegliendole livelli inferiori); 
4 Controllo dei benefit e loro tassazione;
5 Spostamento dei benefit in altri “benefit” diversamente tassati;
6 Outsourcing delle attività del personale, come Presenze, Turni, paghe, note spese e trasferte, Amministrazione del personale;
7 Outsourcing delle attività delle risorse umane, come gestione anagrafica del personale, competenze, valutazione, gestione avanzata….
8 Outsourcing delle attività non core dell’azienda, come logistica e magazzini, trasporti, servizi di manutenzione, energia e sorveglianza;
9 Utilizzo delle ore di straordinario al posto delle ore di ferie;
10 Controllo dei gestori telefonici, soprattutto telefoni cellulari al personale;
11 Riduzione delle classi nei trasporti, da prima classe a seconda per le ferrovie, da Business ad economica negli spostamenti aerei;
12 Riduzione dei parametri personali ed aggregati nei limiti di note spese;
13 ROL riduzione orario di lavoro collettivo per recupero ferie e permesse non utilizzate;
14 Eliminazione dei regali aziendali a clienti ed a dipendenti;

15 Eliminazione dei Benefit eliminabili;

16 Valutazione della non conferma dei tempi determinati;
17 Valutazione della non conferma dei contratti di consulenza ed a progetto;
18 Spostamento del personale rimasto in posizione chiave, se possibile ed in accordo con il resto del management;
19 Licenziamento del personale non chiave o con valutazione non buona, calcolo dei costi dell’apertura dei contenziosi;
20 Rinegoziazione di tutti i contratti in essere di servizi, stabili o temporanei, forniti sulle risorse umane;
21 Interruzione degli straordinari;
22 Riduzione dei valori di straordinario pagato, rinegoziato per motivi di emergenza grave;
23 Congelamento dei premi e di tutti i sistemi premianti dell’azienda, rinegoziati ed interrotti per motivi di emergenza grave;
24 Riduzione, ed eliminazione, dei viaggi aziendali, aumento delle conference a distanza; doppio controllo per il processo autorizzativo dei viaggi e spostamenti del personale, comunque; 25 Riduzione classe di viaggio;
26 Blocco delle assunzioni;
27 Assunzioni solo per sostituzione di figure chiave, con spostamenti interni a coperture ad interim delle posizioni;
28 Riduzione delle attività formative, rinegoziazioni dei valori economici legati alla formazione con i vari formatori coinvolti, risparmi attesi dal 20 al 30%;
29 Eliminazione delle cene aziendali, feste collettive e tutte le attività non direttamente incidenti sulla produzione;
30 Blocco degli aumenti inclusi quelli contrattuali, per motivi di emergenza grave;
31 Spostamento di alcuni costi su altre filiali, nel caso l’azienda sia strutturata ed abbia altre sedi non in fase di riduzione dei costi del personale;

RIDUZIONE DEI COSTI DEL PERSONALE GRAZIE ALL'OUTSOURCING DELL'AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE

RIDUZIONE DEI COSTI DEL PERSONALE GRAZIE ALL'OUTSOURCING DEI MAGAZZINI E DELLA LOGISTICA

Nuovo form di auto candidatura e pubblicazione annunci on web di H1 Sel

La nuova versione del Form Web di H1 Sel è stata rilasciata per migliorare l’efficacia del processo di ricerca e selezione del personale e l’esperienza di chi è in cerca di lavoro. Nato nel 1999 - ultimo aggiornamento settembre 2017- l’attuale form contiene tutti i miglioramenti e le soluzioni richieste dai nostri clienti in oltre 18 anni di esperienza dedicata.

Per raggiungere questi obiettivi, EBC Consulting, dopo una ennesima analisi delle ultime esigenze dei clienti, ha focalizzato l’attenzione sullo sviluppo di cinque punti strategici:
1. Grafica personalizzata e responsiva dal 2015 - ultimo aggiornamento sett. 2017;
2. Ottimizzazione Workflow;
3. Minisito HR – Lavora con noi;
4. Miglioramento delle prestazioni SEO delle sezioni interessate.

5. Integrazione maggiore con il Portale Cambiolavoro.

VISUALIZZA IMMAGINI DEL NUOVO FORM DI AUTO CANDIDATURA  

1. Grafica personalizzata

Il form web di H1 Sel è personalizzabile sulla base della grafica del Corporate Site del cliente, diventando  uno strumento di miglioramento del Corporate Brand e l’Employer Brand, sia delle Aziende, sia delle Società di Ricerca e Selezione del personale.
Grazie alla personalizzazione grafica, infatti, i potenziali candidati riconosceranno immediatamente il marchio dell’azienda o della società di ricerca e selezione che ha pubblicato l’annuncio.
Nel dettaglio, per ogni cliente che chiederà il servizio di personalizzazione, saranno ripresi:
• Logo aziendale
• Colori aziendali
• Sfondo sito aziendale
Il risultato ottenuto è una piena integrazione e sovrapposizione grafica tra sito aziendale e form di H1 Sel.

2. Ottimizzazione Workflow

Gli sviluppi dell’applicazione hanno notevolmente migliorato anche il tasso di Redemption (rapporto tra candidature ricevute e n° di visualizzazioni di un annuncio), grazie al perfezionamento del workflow generale di lettura e sottoscrizione.

Al fine di rendere il form di autocandidatura user-friendly, il processo di sottoscrizione di un annuncio di lavoro avviene in 3 passaggi semplici e lineari:
a. Il job seeker consulta l’elenco degli annunci di lavoro e, cliccando sul titolo, visualizza in popu-up il testo dell’annuncio. Se la posizione lavorativa è in linea con il suo cv e le sue esigenze, può utilizzare il tasto “Candidati” alla fine del testo dell’annuncio.
b. Se il soggetto è già registrato nel DataBase, effettuerà il log-in, se è un nuovo soggetto, proseguirà automaticamente con la registrazione;
c. Dopo queste operazioni, la sottoscrizione dell’annuncio è conclusa. Il selezionatore, in H1 Sel, troverà il candidato tra i soggetti che hanno sottoscritto l’offerta di lavoro.
L’intero processo avviene all’interno di un unico Tab/Scheda del browser per ridurre al minimo la confusione nel candidato e la dispersione di job seeker durante la sottoscrizione di una posizione lavorativa.

3. Minisito HR

Per i clienti che non hanno sul proprio sito una sezione Lavora con noi/Career site, EBC Consulting offre la possibilità di averne una costruita su misura sulle esigenze del cliente. 
Con il Minisito HR l’azienda ha la possibilità di presentarsi al candidato, esporre i valori e la cultura aziendali, le opportunità di sviluppo che offre, anticipando in questo modo lo scambio di informazioni che solitamente avviene solo in fase di colloquio.
I vantaggi per le imprese che pubblicano informazioni sull’area Lavora con noi consiste nella possibilità di attrarre un target di candidati in linea con i valori aziendali e di ridurre i tempi e i costi per la ricerca e selezione del personale.
Gli argomenti che per es. un cliente di EBC Consulting può pubblicare sul Career site sono:
1. Presentazione dell’azienda
2. Formazione e Sviluppo
3. Il processo di selezione
4. Mission, Vision e Cultura aziendale

4. Miglioramento delle prestazioni SEO delle sezioni interessate

Il codice ed i contenuti che compongono la sezione del Form di Autocandidatura e Pubblicazione Annunci sono state ulteriormente migliorate anche in funzione della presenza on web dei contenuti, del posizionamento naturale all’interno dei motori di ricerca per favorire la propagazione degli annunci ed in generale delle pagine.

5. Integrazione maggiore con il Portale Cambiolavoro

Task Analysis e la sua utilità in ambito risorse umane e personale

La Task Analysis è l’analisi approfondita di una mansione, ovvero delle attività e dei compiti previsti da una posizione lavorativa.

Ogni posizione è chiamata a raggiungere certi obiettivi, quindi a eseguire determinate funzioni (tasks): essere capaci di raggiungere i risultati previsti con efficacia e nel rispetto dei tempi previsti rappresenta un obiettivo essenziale per l’azienda.

Ma perché questo diventi possibile, è determinante riuscire a individuare quali siano le competenze necessarie affinché la persona sia in grado di ricoprire quel ruolo.

La Task Analysis può essere definita come l’analisi di ciò che è necessario fare in termini di azioni e processi cognitivi per raggiungere gli obiettivi della posizione.

L’analisi prevede la descrizione del compito nei singoli elementi, percorso che può essere fatto attraverso:
• l’analisi razionale, cioè un’analisi dei processi mentali coinvolti nell’esecuzione di un compito o nella risoluzione di un problema e nell’ordinarli gerarchicamente (senza tenere conto delle strategie che la persona utilizza;
• l’analisi empirica, cioè un’analisi del processo effettivo che la persona mette in atto per realizzare un compito, in altre parole l’analisi di ciò che accade.

Una volta descritto il compito, è necessario analizzarlo nei singoli elementi in termini di durata, frequenza, attività manuali e cognitive coinvolte, condizioni ambientali e attrezzature/strumenti necessari al suo svolgimento. Proprio per il livello di specificità dell’analisi, è una tecnica che può essere impiegata anche per individuare le criticità presenti in un processo, quindi provvedere a pianificare un sistema di recupero e miglioramento della modalità di lavoro. 

Oltre a questo, la Task Analysis può essere impiegata come un’utile base di partenza da cui creare la job description, fino ad arrivare ad essere una tecnica da impiegare nei colloqui di selezione e nella  pianificazione del piano annuale di formazione del personale in azienda.

Da ultimo, analizzare in modo dettagliato la modalità di lavoro può rappresentare un metodo efficace anche in caso di infortunio sul lavoro, quando si vanno ad analizzare le cause per mettere in atto un sistema orientato a ridurre la possibilità che questo si ripeta.
La grande quantità di informazioni generata da una Task Analysis condotta in un’organizzazione trova poi il suo massimo sfruttamento pratico se supportata e registrata da una piattaforma informativa integrata, per la gestione dell’organizzazione e delle risorse umane, come la piattaforma H1 Hrms.

Articolo di Donna Meneghello - Consulente Hr di EBC Consulting.

Piano di Formazione del Personale - Training Plan

Principi base, realizzazione e gestione con il sistema software H1 Hrms

Un Piano Formativo del Personale, o Training Plan, è un processo sistemico che coinvolge, a vario titolo, svariati membri di una organizzazione per una crescita ed uno sviluppo generale delle risorse umane. VALUTAZIONE DELLA EFFICACIA DELLA FORMAZIONE DEL PERSONALE

Negli ultimi anni i finanziamenti alle attività di formazione concorrono sempre di più in aiuto alle imprese nella riduzione degli sforzi economici necessari, migliorando notevolmente le performance della funzione Organizzazione della Formazione.

Un Piano di Formazione delle Risorse Umane si esplica in:

1. definizione degli obiettivi e analisi dei fabbisogni;
2. metodi didattici;
3. strumenti di erogazione dei contenuti;
4. procedure di monitoraggio e di valutazione degli interventi formativi.

L’obiettivo è raggiungere, in un arco di tempo prestabilito, una serie di obiettivi (funzionali sia alle singole risorse umane, sia all’organizzazione).

Gli step fondamentali per realizzare un Piano di Formazione del Personale sono:

• Analisi dell’azienda (Struttura, Attività, Scenario);
• Definizione degli obiettivi strategici (Strategie di sviluppo e riorganizzazione);
• Traduzione degli obiettivi strategici in risultati attesi misurabili (definizione degli indicatori);
• Analisi dei ruoli aziendali (definizione delle job description, dei mansionari, delle competenze necessarie e delle responsabilità);
• Misurazione del gap tra prestazioni attuali e desiderate;
• Valutazione del gap tra competenze necessarie e competenze espresse;
• Correlazione tra comportamenti osservabili e obiettivi formativi;
• Definizione degli obiettivi formativi (l’obiettivo deve essere chiaro e misurabile: sistema di conoscenze, abilità, competenze, comportamenti);
• Scelta delle metodologie formative e degli strumenti (Formazione in aula, E-learning, Case study, Role playing, ecc…);
• Definizione dei dispositivi di monitoraggio dell’intervento formativo;
• Creazione delle procedure e degli indici di valutazione (efficacia formativa, gradimento dei partecipanti);
• Valutazione dell’impatto della formazione sulle performance delle singole risorse e sui risultati aziendali.

Il sistema Software H1 Hrms supporta la Direzione delle Risorse Umane nella progettazione e gestione del Piano di Formazione del Personale, nelle singole sezioni:

• Analisi dell’azienda – Grazie all’impiego dell’organigramma e della Business Intelligence QikView H1, oltre alla possibilità di predefinire degli scenari futuri.

• Definizione degli obiettivi strategici – una apposita sezione di H1 Hrms consente la registrazione degli obiettivi aziendali e la loro declinazione sui vari obiettivi operativi e KPI di valutazione del personale.

• Traduzione degli obiettivi strategici in risultati attesi e misurabili - i vari indicatori comportamentali e le varie KPI possono essere inserite, gestite e valutate, grazie al sistema di somministrazione questionari, di rilevazione e valutazione obiettivi ed al modulo MBO.

• Analisi dei ruoli aziendali – H1 Hrms consente la gestione e l’analisi delle Job description, dei mansionati, delle competenze e delle responsabilità del personale in forza. Un semplice sistema consente l’inserimento dei valori e la loro valutazione nel tempo, registrando storici e tendenze.

• Misurazione del gap tra prestazioni attuali e desiderate – il sistema di Business Intelligence Risorse Umane con QlikView H1 favorisce una misurazione rapida e facilitata; il sistema mostra valori in modalità multidimensionale per qualsiasi confronto ed analisi necessaria.

• Valutazione del gap tra competenze necessarie e competenze espresse – anche nell’analisi delle competenze la Business Intelligence QlikView consente una analisi avanzata e multidimensionale, soprattutto mostrando anche le tendenze così da verificare l’effettiva utilità del Piano di Formazione delle Risorse Umane.

• Definizione degli obiettivi formativi (l’obiettivo deve essere chiaro e misurabile: sistema di conoscenze, abilità, competenze, comportamenti) – Il sistema H1 Hrms consente di avere ben chiari e misurati i dati di Inizio periodo di valutazione da CONFRONTARE con il momento di Fine periodo di valutazione.

• Definizione dei dispositivi di monitoraggio dell’intervento formativo – generalmente vengono valutati gli andamenti delle competenze e delle conoscenze del personale oltre alle abilità tecniche, così da vederne i risultati nel tempo. Il sistema H1 Hrms consente una registrazione dettagliata di competenze, obiettivi, conoscenze ed attività.

• Creazione delle procedure e degli indici di valutazione (efficacia formativa, gradimento dei partecipanti) – il Modulo Formazione di H1 Hrms unito al modulo WebQuest consentono la somministrazione ai partecipanti di questionari sulla valutazione delle attività formative. I risultati sono poi analizzati all’interno della Business intelligence Hr QlikView H1.

• Valutazione dell’impatto della formazione sulle performance delle singole risorse e sui risultati aziendali – in generale è possibile rilevare indicatori che esprimono il miglioramento complessivo dato da vari fattori, come soddisfazione del personale, attaccamento all’azienda, miglioramento delle performance, ecc.ecc.

• Gestione delle attività formative somministrate al personale, grazie all'impiego del Modulo Gestione della Formazione, che consente di  progettare, organizzare e valutare tutte le attività formative dell'azienda, parte fondamentale del Piano della Formazione del Personale.